本書是一本專門介紹企業(yè)如何做好行政管理和費(fèi)用管控的書籍，書中詳述了行政管理中的各項(xiàng)工作內(nèi)容，為行政工作提供了操作指導(dǎo)。全書共包括9章，主要內(nèi)容有3部分。*部分介紹了如何做一名合格的行政管理者；第二部分詳細(xì)講解行政管理的各項(xiàng)工作內(nèi)容，如人事管理、日常辦公管理、會(huì)議工作管理等；第三部分介紹如何對(duì)行政管理涉及的各項(xiàng)費(fèi)用進(jìn)行管控。本書在講解過程中，采用了工作流程 實(shí)用模板 同類模板展示的方式，書中模板可拿來即用，具有很強(qiáng)的實(shí)務(wù)性和操作性。無論你是想要從事行政管理工作的畢業(yè)生，還是有一定經(jīng)驗(yàn)的行政管理從業(yè)人員，都可通過對(duì)本書的學(xué)習(xí)，提高行政管理效率，讓行政工作簡單化、流程化、標(biāo)準(zhǔn)化。
【多專題精解，行政管理與費(fèi)用控制面面俱到】? 9個(gè)專題，行政人事、日常、會(huì)議、接待、電話、檔案、文件、印章等管理及成本精細(xì)化控制全面覆蓋。【模板展示與精講，拿來即用提升效率】? 全書近200個(gè)模板，通過模板精講和同類模板拓展呈現(xiàn)給讀者，讀者稍加修改即可實(shí)踐應(yīng)用，工作效率倍增。【海量圖示 表格，簡化理解輕松易上手】? 書中將大量的知識(shí)點(diǎn)用各種流程圖、關(guān)系圖與表格進(jìn)行展示，讓知識(shí)點(diǎn)的邏輯關(guān)系更清晰，提升可讀性，讀者學(xué)習(xí)更輕松。
企業(yè)行政管理廣義上包括行政事務(wù)管理、辦公事務(wù)管理兩個(gè)方面；
狹義上指以行政部為主，負(fù)責(zé)行政事務(wù)和辦公事務(wù)。包括相關(guān)制度的
制定和執(zhí)行推動(dòng)、日常辦公事務(wù)管理、辦公物品管理、文書資料管理、
會(huì)議管理、涉外事務(wù)管理，還涉及出差、財(cái)產(chǎn)設(shè)備、生活福利、車輛、
安全衛(wèi)生等。本書是基于廣義的行政管理基礎(chǔ)上編寫的。
行政部門是企業(yè)的中樞部門，具有協(xié)調(diào)人與人、人與事關(guān)系的重
要作用。行政管理工作具有繁雜、瑣碎的特點(diǎn)，企業(yè)大大小小的事務(wù)
都需要行政部門來配合完成，如招聘、培訓(xùn)管理、差旅費(fèi)、招待費(fèi)等
各種費(fèi)用的管控，因此行政管理給人的印象往往是管家婆、家
庭主婦、保姆等。
但在實(shí)際的工作中，不少企業(yè)并未對(duì)行政管理引起重視。同時(shí)，
行政管理工作也沒有做到標(biāo)準(zhǔn)化、流程化，導(dǎo)致了管理工作沒有發(fā)揮
應(yīng)有的效用，而復(fù)雜的行政層級(jí)也使得行政工作的效率降低，成本不
斷攀高，終影響企業(yè)的良性發(fā)展。
企業(yè)經(jīng)營的好壞與內(nèi)部行政管理是否健康息息相關(guān)。當(dāng)前不少企
業(yè)的行政管理還存在規(guī)章制度不完善、職責(zé)分工不明確、決策執(zhí)行不
科學(xué)等問題。所以，完善企業(yè)規(guī)章制度，讓行政管理工作規(guī)范化，行
政指令有規(guī)可循，是企業(yè)行政人員的重要工作之一。為此，本書從行
政管理的重要環(huán)節(jié)出發(fā)，為行政管理工作提供了具有操作性的指導(dǎo)。
P R E F A C E
本書包括9 章內(nèi)容，可分為3 個(gè)部分，各部分的內(nèi)容如下所示。
◎
第一部分：第1 章
該部分主要介紹了如何做一名合格的行政管理者，包括行
政管理各崗位的崗位職責(zé)、行政人員應(yīng)該有的心態(tài)以及需要具備
的能力等。
◎
第二部分：第2 ～ 6 章
該部分從行政管理工作內(nèi)容和工作流程出發(fā)，介紹了招聘
與面試管理、培訓(xùn)管理、辦公環(huán)境管理、辦公用品管理、會(huì)議工
作管理和辦公室接待管理等內(nèi)容。通過該部分內(nèi)容的閱讀，可以
幫助讀者全方位了解行政人員的主要工作，建立起符合企業(yè)實(shí)際
情況的行政管理制度。
◎
第三部分：第7 ～ 9 章
這一部分重點(diǎn)講解降低行政管理費(fèi)用的辦法，對(duì)行政管理
費(fèi)用預(yù)算、招聘成本、開發(fā)成本、用工成本、辦公費(fèi)、差旅費(fèi)等
費(fèi)用的管控進(jìn)行了介紹，幫助讀者掌握提高管理效率、控制行政
費(fèi)用的方法，從一個(gè)初級(jí)行政人員晉升到高級(jí)行政管理人員。
本書語言簡潔精練、通俗易懂，將行政管理工作標(biāo)準(zhǔn)化、流程化。
以圖示的形式展示了行政管理工作的具體執(zhí)行過程，并且以實(shí)用模板
同類模板展示的方式將行政管理工作中涉及到的制度、方案、細(xì)則、
表單等進(jìn)行了呈現(xiàn)，以使從業(yè)人員能夠拿來即用。本書適合于各類企
業(yè)管理人員、行政人員、文秘、高校行政管理相關(guān)專業(yè)的大學(xué)生學(xué)習(xí)
使用。
后，希望所有讀者能從本書中獲益，幫助您終成為一名合格
的行政管理人員。
由于編者能力有限，對(duì)于本書內(nèi)容不完善的地方希望獲得讀者的指正。
編
者
2018 年7 月
楊光瑤，曾在某國有大型企業(yè)從事人力資源管理工作多年。專注于人力資源培訓(xùn)與開發(fā)領(lǐng)域，在人力資源管控、人才發(fā)展、績效與薪酬等方面擁有豐富的管理實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，并在多家期刊報(bào)紙上發(fā)表相關(guān)文章�，F(xiàn)擔(dān)任成都某集團(tuán)公司人力資源內(nèi)訓(xùn)師。
第1 章
做一名合格的行政管理者
行政管理體系是企業(yè)的中樞神經(jīng)，其對(duì)于企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營和發(fā)展等
都具有推動(dòng)作用。行政管理的工作范疇涉及的面很廣，小到辦公用品的支
出，大到企業(yè)各種制度的建立，因此要做一名合格的行政管理者并不容易。
1.1 不再為行政部的工作所困擾 /2
1.1.1 把瑣事做好也是一門藝術(shù) /2
1.1.2 行政部崗位職責(zé)大揭秘 /3
1.1.3 行政人員應(yīng)有的心態(tài) /5
1.1.4 行政部如何制訂工作計(jì)劃 /6
1.2 練好行政管理的基本功 /8
1.2.1 行政管理從入門到提高 /8
1.2.2 做行政管理要具備什么能力 /9
1.2.3 有效的管理溝通不可少 /11
1.2.4 做一個(gè)出色的行政人員 /13
C O N T E N T S
II.
行政管理與費(fèi)用管控實(shí)操手冊(cè)
第2 章
行政人事管理
行政和人事實(shí)際上屬于不同的管理范疇。大型公司會(huì)分別設(shè)立行政部
和人力資源部兩個(gè)部門，安排行政工作和人事工作獨(dú)立運(yùn)作。但大多數(shù)中小
型公司是將行政部和人事部合二為一，安排一個(gè)部門負(fù)責(zé)兩大模塊的工作。
2.1 員工招聘與面試管理 /18
2.1.1 人力資源規(guī)劃，明確人員配置 /18
2.1.2 需要的人才從哪里來 /21
2.1.3 優(yōu)化招聘流程，提高招聘效率 /22
2.1.4 管理人員要當(dāng)一個(gè)好的面試官 /23
2.1.5 面試應(yīng)獲得哪些信息 /25
2.1.6 員工錄用管理應(yīng)規(guī)范 /27
2.2 員工培訓(xùn)管理 /28
2.2.1 事前準(zhǔn)備越充分，工作越輕松 /29
2.2.2 人員分析確定培訓(xùn)類型和方法 /30
2.2.3 規(guī)范流程，確保培訓(xùn)高效實(shí)施 /32
2.2.4 培訓(xùn)與開發(fā)的效果評(píng)估 /33
2.3 員工日常管理 /35
2.3.1 對(duì)員工出勤進(jìn)行考察管理 /35
2.3.2 如何實(shí)現(xiàn)員工出差管理 /37
2.3.3 員工管理中如何做到獎(jiǎng)懲有度 /38
2.3.4 員工崗位異動(dòng)管理 /39
第3 章
行政日常辦公管理
企業(yè)的辦公資源包括辦公環(huán)境、辦公用品和辦公設(shè)備等，對(duì)這些資源
.III
目
錄
進(jìn)行規(guī)范化管理，可以讓員工合理使用各種資源，培養(yǎng)節(jié)儉的良好習(xí)慣，
從而降低企業(yè)運(yùn)營成本，提高辦公效益。
3.1 辦公環(huán)境管理 /48
3.1.1 辦公室工作環(huán)境管理 /48
3.1.2 運(yùn)用5S 現(xiàn)場管理法 /49
3.1.3 辦公室前臺(tái)，辦公室的開始 /52
3.2 辦公用品管理 /53
3.2.1 辦公用品采購規(guī)范流程 /53
3.2.2 辦公用品領(lǐng)用管理 /54
3.2.3 完善辦公用品的使用管理 /56
3.2.4 辦公用品的驗(yàn)收入庫 /57
3.3 辦公設(shè)備管理 /58
3.3.1 提高辦公設(shè)備使用效率的流程設(shè)計(jì) /58
3.3.2 辦公設(shè)備采購管理 /60
3.3.3 辦公設(shè)備維修管理 /62
3.3.4 辦公設(shè)備報(bào)廢管理 /64
3.3.5 如何提高辦公設(shè)備管理效率 /66
第4 章
會(huì)議、接待和電話管理
對(duì)企業(yè)來說，會(huì)議是解決問題的手段之一，而在商務(wù)活動(dòng)日益頻繁的
今天，規(guī)范的接待模式和電話回復(fù)可幫助企業(yè)樹立良好的品牌形象。
4.1 會(huì)議工作管理 /72
4.1.1 會(huì)議前要做好哪些準(zhǔn)備工作 /72
IV.
行政管理與費(fèi)用管控實(shí)操手冊(cè)
4.1.2 布置會(huì)議現(xiàn)場有講究 /74
4.1.3 會(huì)議期間的中心任務(wù) /77
4.1.4 如何寫一份高質(zhì)量的會(huì)議記錄 /79
4.1.5 會(huì)議文件的收集歸檔 /81
4.2 辦公室接待管理 /82
4.2.1 行政接待的禮儀要求 /82
4.2.2 訪客的引導(dǎo)與接待 /84
4.2.3 如何接待重要的客人 /85
4.2.4 公司接待標(biāo)準(zhǔn)及流程設(shè)計(jì) /87
4.3 電話管理 /88
4.3.1 行政接待人員電話接聽禮儀 /88
4.3.2 行政接待人員電話撥打禮儀 /91
4.3.3 投訴電話的處理 /92
4.3.4 電話的申請(qǐng)與發(fā)放 /94
4.3.5 正確使用電話的規(guī)范 /97
第5 章
檔案、文件和印章管理
檔案、文件是企業(yè)重要的信息資源，這些資料對(duì)企業(yè)來說都有重要價(jià)
值，是企業(yè)對(duì)工作進(jìn)行考查的一種憑據(jù)。而印章因?yàn)槭瞧髽I(yè)的公章，是企
業(yè)行為的證明，其重要性不言而喻。
5.1 檔案管理 /102
5.1.1 檔案管理包括哪些內(nèi)容 /102
5.1.2 文書檔案案卷封面填寫格式 /104
.V
目
錄
5.1.3 案卷卷內(nèi)文件目錄的制作 /105
5.1.4 檔案借閱的工作流程 /106
5.2 文件管理 /108
5.2.1 收文工作的標(biāo)準(zhǔn)要求 /108
5.2.2 發(fā)文工作的標(biāo)準(zhǔn)要求 /109
5.2.3 工作文件資料的日常整理 /110
5.2.4 如何有效管理電子文檔 /111
5.2.5 文件復(fù)印與打印管理 /114
5.3 印章管理 /115
5.3.1 公司印章的分類和用途 /115
5.3.2 印章保管的要求 /116
5.3.3 印章的使用要求規(guī)定 /118
第6 章
行政辦公其他事務(wù)的管理
在日常辦公中，很多與企業(yè)員工息息相關(guān)的事務(wù)都需要行政部來管理，
如員工名片的印制、辦公室鑰匙的保管、員工心理健康的管理等。
6.1 名片管理 /126
6.1.1 企業(yè)名片應(yīng)統(tǒng)一規(guī)范化 /126
6.1.2 名片的申請(qǐng)、印制和領(lǐng)取 /128
6.1.3 商務(wù)活動(dòng)中名片的正確使用 /130
6.2 鑰匙管理 /132
6.2.1 公司鑰匙使用情況匯總 /132
6.2.2 使公司鑰匙管理規(guī)范化 /134
VI.
行政管理與費(fèi)用管控實(shí)操手冊(cè)
6.3 后勤服務(wù)管理 /137
6.3.1 辦公室安全管理 /137
6.3.2 員工心理健康管理 /140
6.3.3 員工宿舍管理 /141
第7 章
從全局出發(fā)控制行政管理費(fèi)用
管理費(fèi)用是企業(yè)行政管理部門為組織和管理生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)而發(fā)生的各
種費(fèi)用。行政部要對(duì)管理費(fèi)用進(jìn)行控制，要從全局出發(fā)，做好預(yù)算管理，
還要對(duì)過程進(jìn)行監(jiān)督、控制。
7.1 預(yù)算管理是有效的控制 /146
7.1.1 管理費(fèi)用預(yù)算的流程 /146
7.1.2 精打細(xì)算管理費(fèi)用預(yù)算 /147
7.1.3 制定管理費(fèi)用預(yù)算方案 /150
7.1.4 預(yù)算調(diào)整需不需要 /151
7.2 行政管理費(fèi)用預(yù)算控制要點(diǎn) /153
7.2.1 行政管理費(fèi)用的類別 /153
7.2.2 不同費(fèi)用的預(yù)算方法 /155
7.3 直接節(jié)省開支的使用控制 /156
7.3.1 把握使用控制的流程 /156
7.3.2 幫助員工養(yǎng)成節(jié)約降耗習(xí)慣 /158
7.3.3 提高行政管理費(fèi)用支出的有效性 /159
7.3.4 行政管理費(fèi)用支出的報(bào)銷控制 /160
.VII
目
錄
第8 章
人事管理費(fèi)用成本控制
企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營離不開員工的付出與勞動(dòng)，相應(yīng)地企業(yè)要因使用勞動(dòng)
者而支付直接和間接的費(fèi)用，這些費(fèi)用就是企業(yè)的人力成本。企業(yè)需要對(duì)
其進(jìn)行嚴(yán)格的控制。
8.1 招聘成本的控制 /166
8.1.1 招聘成本核算和分析 /166
8.1.2 招聘穩(wěn)定員工也是降低成本 /168
8.1.3 明確用人標(biāo)準(zhǔn)，避免盲目選擇 /170
8.1.4 招聘直接成本控制方法 /171
8.2 員工開發(fā)成本控制 /173
8.2.1 崗位培訓(xùn)費(fèi)用控制的關(guān)鍵 /174
8.2.2 如何低成本培養(yǎng)人才 /175
8.2.3 培訓(xùn)輔助費(fèi)用的合理控制 /176
8.3 員工用工成本的控制 /177
8.3.1 簡化機(jī)構(gòu)，精簡人員 /178
8.3.2 降低基本工資，提高績效工資 /180
8.3.3 合理安排工作，管控加班費(fèi)用 /182
8.4 員工離職成本的控制 /185
8.4.1 員工的離職成本到底有多高 /185
8.4.2 如何降低員工的離職成本 /186
8.4.3 完善員工離職管理制度 /188
VIII.
行政管理與費(fèi)用管控實(shí)操手冊(cè)
第9 章
行政管理費(fèi)用精細(xì)化控制
辦公費(fèi)、差旅費(fèi)以及招待費(fèi)等費(fèi)用都是行政辦公中常涉及的費(fèi)用。本
章將從這幾項(xiàng)費(fèi)用出發(fā)，進(jìn)行費(fèi)用管理，減少不合理的費(fèi)用開支。
9.1 辦公費(fèi)的控制 /194
9.1.1 辦公費(fèi)用控制的關(guān)鍵點(diǎn) /194
9.1.2 有效降低采購費(fèi)用的方法 /195
9.1.3 如何管控辦公設(shè)備修理費(fèi) /196
9.2 員工差旅費(fèi)用的控制 /198
9.2.1 有效控制差旅費(fèi)支出 /198
9.2.2 差旅費(fèi)報(bào)銷的控制措施 /200
9.2.3 減少差旅費(fèi)的方法 /201
9.3 電話通訊費(fèi)用的控制 /204
9.3.1 對(duì)電話支出進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)控制 /204
9.3.2 明確電話通訊費(fèi)報(bào)銷程序 /205
9.3.3 出差通訊補(bǔ)貼費(fèi)用控制 /206
9.3.4 利用即時(shí)通訊軟件降低費(fèi)用 /207
9.4 會(huì)議成本的控制 /209
9.4.1 計(jì)算會(huì)議的成本 /209
9.4.2 常見的浪費(fèi)會(huì)議成本的現(xiàn)象 /210
9.4.3 高效召開會(huì)議降低會(huì)議成本 /211
9.5 招待費(fèi)用的控制 /212
9.5.1 招待費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)控制 /212
9.5.2 招待費(fèi)的使用過程控制 /213
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