本書以中國電子文件管理實(shí)踐需求為牽引，以已有的國內(nèi)外電子文件管理理論研究成果為基礎(chǔ)，以科學(xué)的、系統(tǒng)的、發(fā)展的原則和方法為指導(dǎo)，建構(gòu)既具有中國特色、又與當(dāng)今國際電子文件管理理論相協(xié)調(diào)的現(xiàn)代電子文件管理理論體系。
目前，我國還沒有真正意義上與國際接軌又充分體現(xiàn)中國特色的電子文件管理理論體系，因此，積極尋求科學(xué)的中國特色理論指導(dǎo)體系，探求電子文件管理問題的解決之道，正是信息時(shí)代賦予中國檔案工作者的職責(zé)和任務(wù)，也是檔案事業(yè)順應(yīng)時(shí)代謀求發(fā)展的基本策略之一。本課題正是對該問題進(jìn)行全局性探索的初步嘗試，以期為今后從更高層次上綜合地、系統(tǒng)地研究這一問題打下基礎(chǔ)，并為中國電子文件管理實(shí)踐提供科學(xué)的理論指導(dǎo)體系。
當(dāng)人類進(jìn)入二十世紀(jì)中葉，信息技術(shù)革命以令人難以置信的速度改變著我們的工作和生活，為人類創(chuàng)造出一個(gè)全新而高效的生活與工作平臺，史無前例的方便和快捷為人類的未來描摹著美好的藍(lán)圖。
伴隨信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，電子文件作為信息技術(shù)革命的直接產(chǎn)物，作為機(jī)構(gòu)制定決策、行使職能、開展業(yè)務(wù)活動(dòng)的依據(jù)和手段，正逐漸替代傳統(tǒng)文件成為機(jī)構(gòu)信息資源的主體。由于職業(yè)的敏感，檔案工作者最早意識到電子文件的管理問題，并深深地感知：信息技術(shù)革命的"潘多拉魔盒"在向人間播撒效率和便利的同時(shí)，給我們這些"社會(huì)記憶"的守護(hù)者帶來了前所未有的挑戰(zhàn)。洶涌而至的電子文件信息資源，向我們提出了一個(gè)又一個(gè)層出不窮的難題：電子文件到底是什么性質(zhì)的文件？它能否像傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件一樣，忠實(shí)地記載和反映一個(gè)機(jī)構(gòu)、一個(gè)國家乃至整個(gè)人類社會(huì)的歷史記憶？如何在日新月異的技術(shù)變遷中保證電子文件的長久可讀性？如何維護(hù)電子文件的法律憑證價(jià)值？如何采用有效的方式管理電子文件？……面對接踵而來的難題，毫無經(jīng)驗(yàn)的我們多少顯得有些措手不及。
與此同時(shí)，電子文件管理問題以不可阻擋之勢漸次波及各個(gè)行業(yè)、各類機(jī)構(gòu)、各個(gè)國家，成為全世界共同關(guān)注的焦點(diǎn)。國際檔案理事會(huì)、國際文件聯(lián)合會(huì)等相關(guān)組織都已把電子文件管理問題作為研究的重點(diǎn)；聯(lián)合國教科文組織、國際標(biāo)準(zhǔn)化組織、世界銀行、國際電工委員會(huì)、歐洲標(biāo)準(zhǔn)化委員會(huì)……各級各類其他國際組織都開始尋求電子文件管理問題的解決之道；美國、英國、澳大利亞、加拿大、新加坡等先進(jìn)國家，都紛紛展開電子文件管理項(xiàng)目研究并取得了可喜的理論成果�？梢哉f，電子文件及其管理，已經(jīng)成為國際檔案界檔案學(xué)研究的前沿問題之一，它是當(dāng)代檔案事業(yè)發(fā)展中一個(gè)不可回避的重要課題。
在這場研究的熱潮中，我國也于20世紀(jì)80年代開始了電子文件管理的相關(guān)理論研究，許多地方和政府機(jī)關(guān)積極開展電子文件管理工作，形成了一些富有特色的管理理論、管理原則和管理方法。但是，這些理論研究總體還不成體系，還遠(yuǎn)遠(yuǎn)無法滿足我國電子文件管理對理論指導(dǎo)的實(shí)際需求。作為"信息資源之源"的檔案信息價(jià)值不斷放大，社會(huì)信息需求的不斷發(fā)展和信息技術(shù)的更新，對電子文件管理的質(zhì)與量都提出了更高的要求。電子文件管理需要從實(shí)際探索階段進(jìn)入規(guī)范管理階段，需要有科學(xué)、系統(tǒng)、完整的理論指導(dǎo)，電子文件管理實(shí)踐中的種種問題，呼喚著理論研究成果能給出符合中國管理特色的，或初步，或成熟的理性解答。由此，中國特色電子文件管理理論體系的建構(gòu)成為我們急需探索的課題。
楊安蓮，南京政治學(xué)院軍事信息管理系教授，博士生導(dǎo)師。全軍檔案專家組成員，軍隊(duì)育才獎(jiǎng)銀獎(jiǎng)、軍隊(duì)優(yōu)秀專業(yè)技術(shù)人才崗位津貼獲得者。主要研究領(lǐng)域?yàn)檐婈?duì)檔案管理、電子文件管理。出版著作教材6部，發(fā)表論文80余篇，主持及參與項(xiàng)目、國家檔案局科研項(xiàng)目、軍隊(duì)檔案科研項(xiàng)目等18項(xiàng)。
第一章 中國特色電子文件管理理論體系的建構(gòu)背景
第一節(jié) 國內(nèi)外電子文件管理理論的研究現(xiàn)狀、特點(diǎn)與趨勢
一、國外電子文件管理理論的研究現(xiàn)狀
二、我國電子文件管理理論的研究現(xiàn)狀
三、國內(nèi)外電子文件管理理論研究的特點(diǎn)與趨勢
第二節(jié) 中國特色電子文件管理理論體系的建構(gòu)環(huán)境
一、體制環(huán)境
二、法規(guī)環(huán)境
三、技術(shù)環(huán)境
第二章 中國特色電子文件管理理論體系框架的建構(gòu)
第一節(jié) 中國特色電子文件管理理論體系的研究對象與建構(gòu)目標(biāo)
一、中國特色電子文件管理理論體系的內(nèi)涵
二、中國特色電子文件管理理論體系的研究對象
三、中國特色電子文件管理理論體系的建構(gòu)目標(biāo)
四、中國特色電子文件管理理論體系的作用與特點(diǎn)
第二節(jié) 中國特色電子文件管理理論體系的建構(gòu)原則與方法
一、中國特色電子文件管理理論體系的建構(gòu)原則
二、中國特色電子文件管理理論體系建構(gòu)方法論
第三節(jié) 中國特色電子文件管理理論的體系架構(gòu)
一、中國特色電子文件管理理論體系的建構(gòu)依據(jù)
二、中國特色電子文件管理理論的體系模型
第三章 電子文件管理基礎(chǔ)理論
第一節(jié) 術(shù)語概念
一、文件
二、電子文件
三、電子文件管理
第二節(jié) 對電子文件的基本認(rèn)識
一、電子文件的產(chǎn)生與發(fā)展
二、電子文件的基本屬性
三、電子文件的特點(diǎn)
四、電子文件的種類
第三節(jié) 對電子文件管理的基本認(rèn)識
一、電子文件管理的發(fā)展歷程
二、電子文件的管理目標(biāo)
三、電子文件的管理模式
四、電子文件管理業(yè)務(wù)的內(nèi)容
五、電子文件管理的發(fā)展階段
第四節(jié) 電子文件管理基本理論
一、文件生命周期理論與連續(xù)體理論
二、全程管理理論
三、前端控制理論
四、電子文件憑證性保障理論
第五節(jié) 電子文件管理法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)
一、電子文件管理法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)體系的建構(gòu)要求
二、電子文件管理法規(guī)體系建設(shè)
三、電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)
第四章 電子文件管理應(yīng)用理論
第一節(jié) 電子文件管理系統(tǒng)功能需求分析理論
一、電子文件管理系統(tǒng)的內(nèi)涵與本質(zhì)特征
二、國內(nèi)外電子文件管理系統(tǒng)功能需求的研究現(xiàn)狀
三、電子文件管理系統(tǒng)功能需求的確立
第二節(jié) 電子文件管理元數(shù)據(jù)理論
一、電子文件管理元數(shù)據(jù)的基本含義
二、電子文件管理元數(shù)據(jù)的類型和特征
三、電子文件管理元數(shù)據(jù)的功能
四、電子文件管理元數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)
第三節(jié) 電子文件管理流程控制理論
一、電子文件管理流程與業(yè)務(wù)流程重組
二、我國現(xiàn)有文件與檔案管理流程所面臨的挑戰(zhàn)
三、電子文件管理流程控制的目標(biāo)及原則
四、電子文件管理流程設(shè)計(jì)
第四節(jié) 電子文件長久保存理論
一、電子文件長久保存所面臨的挑戰(zhàn)
二、電子文件長久保存的目標(biāo)
三、電子文件長久保存基本要求體系的建立
四、電子文件長久保存管理機(jī)制
第五節(jié) 電子文件信息安全管理理論
一、電子文件信息安全管理的內(nèi)涵及要素構(gòu)成
二、電子文件信息安全風(fēng)險(xiǎn)分析
三、電子文件信息安全保障體系的建構(gòu)
四、電子文件信息安全保障體系的審核與監(jiān)控
五、電子文件信息安全保障體系的維護(hù)和改進(jìn)
第六節(jié) 電子文件管理評估理論
一、電子文件管理評估的特點(diǎn)
二、電子文件管理評估體系的構(gòu)成要素
三、電子文件管理評估體系的建構(gòu)原則與評估流程
四、評估體系的核心電子文件管理評估指標(biāo)體系的建立
第五章 電子文件管理應(yīng)用技術(shù)
第一節(jié) 電子文件管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)與開發(fā)
一、軟件工程概述
二、電子文件管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理架構(gòu)
三、電子文件管理系統(tǒng)的工作模式
四、電子文件管理系統(tǒng)的研發(fā)與運(yùn)行
第二節(jié) 電子文件管理元數(shù)據(jù)系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與建構(gòu)
一、電子文件管理元數(shù)據(jù)系統(tǒng)設(shè)計(jì)原則與方法
二、國內(nèi)外電子文件管理元數(shù)據(jù)系統(tǒng)架構(gòu)研究
三、我國電子文件管理元數(shù)據(jù)系統(tǒng)建構(gòu)
第三節(jié) 電子文件長久保存技術(shù)
一、針對電子文件載體的長久保存技術(shù)
二、針對電子文件信息系統(tǒng)更新的長久保存技術(shù)
第四節(jié) 電子文件信息安全技術(shù)
一、電子文件信息安全技術(shù)體系結(jié)構(gòu)
二、電子文件信息安全技術(shù)構(gòu)成
三、電子文件信息安全技術(shù)實(shí)施策略
第五節(jié) 電子文件管理評估方法
一、層次分析法
二、模糊綜合法
三、人工神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)法
四、灰色綜合法
參考文獻(xiàn)
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