第三章 做好85%的會(huì)議體系：“會(huì)議金字塔”和“會(huì)議地圖”
“篤篤篤”，敲門進(jìn)來的是李標(biāo)經(jīng)理，手里還有一摞厚厚的細(xì)分市場(chǎng)統(tǒng)計(jì)分析報(bào)表。歐陽想起上次牽頭逃會(huì)的就是他，于是打趣說：“最近還用‘定時(shí)閃’嗎？”
李標(biāo)經(jīng)理把報(bào)表放在歐陽那張棕色的辦公桌上，不好意思地推推鼻梁上的眼睛說：“嘿嘿，不閃了，早改成‘感情秘書’了�！�
“哦，這又是什么新花樣？”
“沒有新花樣，就是把‘定時(shí)閃’改做別的用途了。碰到老婆、老爸的生日什么的，我擔(dān)心自己忘了，就提前把祝福的話寫好，然后到時(shí)候就通過定時(shí)閃自動(dòng)給他們撥打電話了。對(duì)了，上次我參加我們的客戶聯(lián)誼會(huì)，碰到一個(gè)多年未見老同學(xué)，后來就約了他單獨(dú)聊，我怕他事多忙忘了，也用了這個(gè)‘定時(shí)閃’提醒他呢�！�
歐陽笑著說：“你啊，就是主意多。這么說，我們學(xué)習(xí)開會(huì)有效果了？”
“當(dāng)然有效果，我們參考了其他企業(yè)的好辦法，也提煉了自己的會(huì)議原則，還張貼在會(huì)議室里做成標(biāo)語（如圖3-1所示）�，F(xiàn)在再開會(huì)，大家也都有一套共同的注意事項(xiàng)了，這也是開會(huì)有了共同語言嗎，”李標(biāo)說到這里，話鋒一轉(zhuǎn)，“不過……”
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圖3-1 公司提煉的會(huì)議原則
\\t歐陽感覺到他話中有話卻遲疑在那里，想了想，就示意他到辦公室一角處圓桌的椅子那里坐下，自己也走到圓桌那里挨著坐下，歐陽想，這樣比起在大辦公桌那里的里外對(duì)坐，氣氛總歸是輕松隨意一些。
“想說什么就直說啊，我的性格你是知道的�！�
李標(biāo)見狀，直言道：“要我說啊，現(xiàn)在都是小改進(jìn)，大問題還沒解決呢。我們的大問題，是老總龍頭一亂擺，下屬龍尾跑斷腿啊，當(dāng)然我說的不是哪個(gè)具體的老總，是各級(jí)經(jīng)理、各級(jí)老總。哪怕我們一個(gè)部門開會(huì)的本事提高了，但老總一有新主意，副總就要執(zhí)行就要布置工作，副總布置的時(shí)候往往也要加上自己的主意和理解，這樣到了歐陽你這總監(jiān)一級(jí)。你又是一個(gè)追求完美的人，工作布置又細(xì)致一些，到我們就又是工作加碼了，還沒完呢，我們這級(jí)經(jīng)理下面還有不只一級(jí)下屬呢，所以各級(jí)老總的會(huì)議一變動(dòng)、一改期、一調(diào)整，基層的人啊，就腳后跟打屁股，還是無頭蒼蠅到處有忙不完的會(huì)啊�！�
歐陽想起總經(jīng)理吳總的一個(gè)比喻，“工作就是要緊踩腳后跟”，意思是說，各級(jí)經(jīng)理要緊密督促自己的下屬落實(shí)工作，怪不得李標(biāo)他們上次開玩笑說“一個(gè)月要被踩壞好幾雙鞋子”。
 “你的意思是說，各級(jí)經(jīng)理、各個(gè)部門都牽頭開會(huì)，整個(gè)會(huì)議體系還是亂糟糟的？由于整體沒有規(guī)劃過，所以這里牽一發(fā)，那里就動(dòng)全身，而我們是到處牽一發(fā)動(dòng)全身？”
李標(biāo)聽出了歐陽的理解和認(rèn)同，點(diǎn)頭稱是：“是啊，我們公司還流行一段順口溜呢。
老總忙，忙副總應(yīng)該忙的事情，
副總忙，忙總監(jiān)應(yīng)該忙的事情，
總監(jiān)忙，忙經(jīng)理應(yīng)該忙的事情，
經(jīng)理忙，忙骨干應(yīng)該忙的事情，
骨干忙，忙一線應(yīng)該忙的事情，
基層一線也忙，天天忙著開會(huì)、匯報(bào)，還忙著思考總經(jīng)理應(yīng)該思考的問題，
我們企業(yè)到底要怎么發(fā)展才能不忙？”
歐陽不由笑出來，他想起最新一期公司內(nèi)刊上的一幅漫畫，如圖3-2所示。
 
圖3-2 基層人員忙的快“釘”不住了
\\t當(dāng)時(shí)，自己看完這幅漫畫一笑就過去了，誰知道李標(biāo)今天又扯到這個(gè)話題上來。
“歐陽，你光笑不行啊，總經(jīng)理挺重視你的，你是不是找個(gè)機(jī)會(huì)也給他建議建議。雖然說市場(chǎng)變，我們就要跟著變，可梳理清晰一些總是好事啊，是不是把我們這么多的會(huì)、這么多人的忙，也盤點(diǎn)盤點(diǎn)？“
“盤點(diǎn)”這個(gè)詞印在了歐陽的腦海中，他曾經(jīng)在倉儲(chǔ)和物流部門做過，對(duì)于實(shí)物的一件件盤點(diǎn)，是再也熟悉不過了。他上次曾聽管理咨詢顧問跟他談到“85%的問題是體系設(shè)計(jì)的問題”，還提到“管理的盤點(diǎn)、會(huì)議的盤點(diǎn)、制度的盤點(diǎn)、決策項(xiàng)的盤點(diǎn)、流程的盤點(diǎn)”，這些詞的內(nèi)涵經(jīng)李標(biāo)這么一觸發(fā)，開始在他腦海中激蕩起來、擴(kuò)展開來、縈繞起來。
李標(biāo)看歐陽陷入了思考，就開始道別向門外走去，臨關(guān)門時(shí)還沒忘探頭說一句：“歐陽，我還等著你給我報(bào)銷踩壞的鞋子錢呢�！�
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\\t1. 什么是會(huì)議金字塔：劃分會(huì)議級(jí)別
一、理清種類繁雜、主題紛雜的會(huì)議
歐陽終于開始從“掃一屋”到認(rèn)真思考“掃天下”了。的確，一旦看企業(yè)的全局，各種會(huì)議的確是種類繁多、主題紛雜。在一家如圖3-3所示的企業(yè)組織結(jié)構(gòu)之中，可能要開跨產(chǎn)業(yè)、跨地域的會(huì)，而且會(huì)議的主題可能如圖3-4所示，至少有三個(gè)維度。
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圖3-3 某企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)
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圖3-4 企業(yè)管理立方體
\\t◆不同的管理層次要開會(huì)。從總部到大區(qū)、到分公司、到辦事處，等等；
◆不同的職能部門要開會(huì)。有產(chǎn)供銷這些的經(jīng)營部門，也有信息部、質(zhì)量部、財(cái)務(wù)部這樣的支撐部門。
◆不同的管理要素要開會(huì)。從宏觀戰(zhàn)略會(huì)到流程溝通會(huì)、到組織架構(gòu)會(huì)、績(jī)效評(píng)議會(huì)、到IT方面的各種需求分析會(huì)、解決方案討論會(huì)、上線準(zhǔn)備會(huì)、并行期間糾錯(cuò)會(huì)、關(guān)鍵用戶交流會(huì)，等等。
既然是看企業(yè)整體，那么我們抓大放小看全局，用圖3-5把一家以營銷為龍頭的現(xiàn)代企業(yè)的經(jīng)營分析體系從整體上展示出來。從圖中可見，一級(jí)級(jí)的會(huì)議、一級(jí)級(jí)的流程，將企業(yè)的戰(zhàn)略及目標(biāo)具體化，并進(jìn)一步融入日常的運(yùn)作中。
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圖3-5  以營銷為龍頭的某企業(yè)經(jīng)營分析體系
\\t圖3-4和圖3-5告訴我們，企業(yè)管理是一系列有規(guī)律的活動(dòng)，戰(zhàn)略、組織、流程、績(jī)效、IT、研發(fā)、生產(chǎn)、物流 、銷售……
很多領(lǐng)域的議題，年年月月都會(huì)重復(fù)思考，那么，能不能形成一個(gè)有規(guī)律的會(huì)議體系？即年初就明確全年的會(huì)議時(shí)間、待決定的議題、決策人和參考人的角色。哪怕會(huì)議要變更，也是在一個(gè)達(dá)成共識(shí)的框架下，來增減新的議題，從而減少出現(xiàn)以下情形：
◆剛從外地回來，立刻被會(huì)議包圍起來，從早上到晚上要參加4~5個(gè)會(huì)議。
◆公司里重要事情都需要領(lǐng)導(dǎo)決策。奇怪的是，重要的事情往往會(huì)出現(xiàn)時(shí)間沖突，負(fù)責(zé)安排總裁會(huì)議的同事往往不知所措，只好見縫插針。在一個(gè)高層參與人數(shù)較多的會(huì)議，塞進(jìn)去很多議題。 結(jié)果一會(huì)兒討論戰(zhàn)略、長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的事，一會(huì)兒討論物流、銷售額等迫在眉睫的事。高層領(lǐng)導(dǎo)在幾種事情上輪番討論，思維來回切換，會(huì)議決策效率并不是很高。
◆經(jīng)理天天在開會(huì)，幾乎沒有時(shí)間用來思考和行動(dòng)。包括自己牽頭的會(huì)議、只需要出席的會(huì)議、戰(zhàn)略會(huì)議、經(jīng)營管理會(huì)議……經(jīng)理覺得自己分身乏術(shù)。
◆會(huì)議已經(jīng)很多了，但是臨時(shí)的會(huì)議很多，管理無序。
現(xiàn)在，我們?cè)賮砗煤盟伎家粋�(gè)根本的問題，什么是會(huì)議？
是幾個(gè)人碰頭說話嗎？當(dāng)然不是。
會(huì)議的背后，其實(shí)：
◆ 是決策項(xiàng)。
◆ 是各級(jí)計(jì)劃的PDCA循環(huán)。
◆ 是“從行動(dòng)到?jīng)Q策，從決策再到行動(dòng)”。
表3-1給出了某項(xiàng)具體的業(yè)務(wù)決策和會(huì)議的對(duì)應(yīng)關(guān)系：
\\t表3-1某項(xiàng)具體的業(yè)務(wù)決策和會(huì)議的對(duì)應(yīng)關(guān)系
 
\\t二、會(huì)議的分類
既然企業(yè)會(huì)議產(chǎn)生的根源是經(jīng)營管理活動(dòng)本身，所以必須從經(jīng)營管理活動(dòng)進(jìn)行分類，差異化地管理。我們說，因?yàn)榻?jīng)營管理活動(dòng)的決策規(guī)律不同，會(huì)引發(fā)不同的管理會(huì)議。
（一）時(shí)間觸發(fā)的管理決策引發(fā)的周期性會(huì)議
這些會(huì)議是周期性召開，比如月度、季度、年度管理例會(huì)，半年一次的績(jī)效考核、職級(jí)晉升、高管人事變革等會(huì)議。這類會(huì)議有固定的議題，結(jié)合當(dāng)時(shí)的最新情況，會(huì)增補(bǔ)少數(shù)幾個(gè)議題。
（二）流程觸發(fā)的管理決策引發(fā)的里程碑式會(huì)議
這些會(huì)議是按照某一類管理流程展開的，比如一系列的戰(zhàn)略管理會(huì)議，最終目的是明確公司的戰(zhàn)略。這當(dāng)中有若干要回答的問題，比如，在哪里競(jìng)爭(zhēng)、如何競(jìng)爭(zhēng)、年度目標(biāo)、費(fèi)用預(yù)算……
哪些議題先定，哪些議題后定，這決定了相應(yīng)的會(huì)議主題安排。業(yè)務(wù)戰(zhàn)略和策略朝業(yè)務(wù)領(lǐng)域推進(jìn)一步，財(cái)務(wù)目標(biāo)和預(yù)算要細(xì)化一層，這決定了各部門的工作要配合好。
流程觸發(fā)型會(huì)議，還有新產(chǎn)品開發(fā)、業(yè)務(wù)流程優(yōu)化的咨詢項(xiàng)目等，這類會(huì)議受企業(yè)運(yùn)作特點(diǎn)的影響比較深。
例如，在服裝行業(yè)的產(chǎn)品季，策劃、設(shè)計(jì)、選圖、開發(fā)選樣和訂貨會(huì)前準(zhǔn)備會(huì)等，每個(gè)階段的節(jié)點(diǎn)標(biāo)志就是審批會(huì)、協(xié)調(diào)會(huì)。
在房地產(chǎn)行業(yè)，每一個(gè)樓盤都是按照項(xiàng)目開展的。日本房地產(chǎn)企業(yè)東京建物株式會(huì)社60個(gè)人能做40個(gè)樓盤，而同類型的中國優(yōu)秀企業(yè)水平是300個(gè)人做10個(gè)樓盤。東京建物株式會(huì)社把每個(gè)樓盤做一個(gè)項(xiàng)目，標(biāo)準(zhǔn)化地開8個(gè)會(huì)，會(huì)議的產(chǎn)出、與會(huì)人和議程非常明確，到哪個(gè)階段，相關(guān)的決策都要全部按時(shí)完成。
（三）事件觸發(fā)的管理決策引發(fā)的臨時(shí)會(huì)議
這類會(huì)議是臨時(shí)安排的，比如危機(jī)事件下的緊急會(huì)議、避免高管辭職引發(fā)動(dòng)蕩而開的會(huì)等。這類會(huì)議沒有固定的議題，根據(jù)臨時(shí)事件的重要性和緊急程度，邀請(qǐng)相關(guān)人員參加。可以想象，這類事件不宜多，否則會(huì)擾亂人們正常的工作步驟、優(yōu)先順序。
根據(jù)上述分類，如果把臨時(shí)突發(fā)的會(huì)議分別納入各類決策中，比如宏觀的戰(zhàn)略決策、中觀的經(jīng)營決策和微觀的操作決策，再把流程觸發(fā)的會(huì)議區(qū)分為戰(zhàn)略流程觸發(fā)的戰(zhàn)略類會(huì)議和企業(yè)具體運(yùn)營流程觸發(fā)的運(yùn)營類會(huì)議。
那么，我們給出一個(gè)“三層”的“會(huì)議金字塔”，如圖3-6所示：
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圖3-6 會(huì)議金字塔
\\t三、 惠普的“十步法”：如何從戰(zhàn)略到運(yùn)營
 
圖3-7  HP的“十步法”：從戰(zhàn)略到運(yùn)營
\\t圖3-7中的十步法不是靜態(tài)和孤立的，而是有偏戰(zhàn)略的，有偏操作的，有著重分析外部的，有著重分析內(nèi)部的，形成一個(gè)企業(yè)運(yùn)作的循環(huán)（如圖3-8所示）。
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圖3-8 “十步法”的動(dòng)態(tài)循環(huán)
\\t其中，十步法的年度計(jì)劃包括：
◆分析本地市場(chǎng)、用戶及對(duì)手
◆選好行業(yè)和地域
◆確定并量化年度銷售任務(wù)目標(biāo)
◆ 預(yù)估實(shí)現(xiàn)毛利指標(biāo)
◆確定人力資源投入及組織機(jī)構(gòu)
◆找出關(guān)鍵性成功因素
◆定位急待解決的問題
◆確定市場(chǎng)銷售策略
◆根據(jù)策略制定詳細(xì)實(shí)施計(jì)劃
◆得到完整資源計(jì)劃及檢查時(shí)間表
HP的經(jīng)驗(yàn)強(qiáng)調(diào)，“PLAN IS NOTHTING，PLANNING IS EVERYTHING”（計(jì)劃本身并不重要，計(jì)劃的過程重于一切），意思就是這些會(huì)議、計(jì)劃運(yùn)作起來的動(dòng)態(tài)執(zhí)行過程，就是企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的一切，而具體制定出來的計(jì)劃是什么、數(shù)字是什么，都是細(xì)節(jié)和自然的結(jié)果。
\\t2. CEO與營銷總監(jiān)的會(huì)議地圖
如果把金字塔中的“戰(zhàn)略會(huì)議”、“經(jīng)營會(huì)議”、“例會(huì)”對(duì)應(yīng)到崗位，那么我們就可以從崗位維度梳理出他的年度、季度和月度都有哪些會(huì)議要開，這些會(huì)議的邏輯關(guān)系是什么，前后順序是什么。
表3-2是我們給出的是某服裝企業(yè)集團(tuán)CEO和品牌總經(jīng)理兩個(gè)崗位視角的會(huì)議地圖。在實(shí)踐中，我們還可以分別做出他們每個(gè)人的會(huì)議地圖。
\\t表3-2某服裝企業(yè)集團(tuán)CEO和品牌總經(jīng)理視角的會(huì)議地圖
 
\\t各位讀者可能已經(jīng)想到，各種不同的符號(hào)代表著一個(gè)個(gè)不同類別、不同時(shí)間要開的會(huì)議。如果這張“會(huì)議地圖”是可以在電腦上查詢的（我們可以思考一個(gè)“企業(yè)計(jì)劃與會(huì)議管理軟件系統(tǒng)”是否可以有這個(gè)功能），那么鼠標(biāo)放在每個(gè)符號(hào)上，我們應(yīng)該就可以看到這個(gè)會(huì)議的具體名稱和必要說明了。表3-3是給出了部分會(huì)議名稱的會(huì)議地圖。
\\t表3-3給出了部分會(huì)議名稱的會(huì)議地圖
 
為了便于讀者更好地理解這個(gè)會(huì)議地圖的內(nèi)容，我們整理了這樣一些問答：
Q（問題）：這是誰的會(huì)議地圖？
A（回答）：是CEO、品牌總經(jīng)理兩個(gè)人的，以他們的崗位視角做的。
Q：第一行上下兩層的三角分別代表什么會(huì)？
A：上層“●”代表的是董事會(huì)，下層“■”代表的是戰(zhàn)略會(huì)。如果兩個(gè)符號(hào)緊貼，表示兩次連著的會(huì)、相鄰兩周開。
Q：品牌經(jīng)理會(huì)和集團(tuán)總裁會(huì)為什么一前一后？
A：品牌總經(jīng)理不能決定的，拿到集團(tuán)總裁會(huì)去討論。集團(tuán)總裁會(huì)是為了決策，不是為了傳達(dá)。
Q：4月、7月、10月和1月的符號(hào)更低，為什么？
A：表示“做季度總結(jié)”。
Q：為什么從每月第三周開品牌經(jīng)理會(huì)？
A：回顧上個(gè)月，布置下個(gè)月工作。
Q：對(duì)于訂貨會(huì)一欄中，那幾個(gè)長(zhǎng)方形條塊代表什么？如圖3-9中圈住的部分所示。
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圖3-9圈住的長(zhǎng)方形條塊
\\tA：表示重要，表示該企業(yè)做生意最重要的時(shí)間一定不能被占用。用企業(yè)通俗的話說就是，“河里的石頭，不能動(dòng)了�！�
Q：訂貨會(huì)前后的三角表示什么？
A：4月三個(gè)三角符號(hào)，表示訂貨會(huì)的三次準(zhǔn)備會(huì)。5月一個(gè)三角符號(hào)，訂貨會(huì)前把各大區(qū)的銷售人員、經(jīng)銷商的買手組織到一起來開會(huì)，以提供咨詢，引導(dǎo)銷售，進(jìn)行關(guān)系建設(shè)。
Q：項(xiàng)目會(huì)議一行中的長(zhǎng)條，表示什么？
A：?jiǎn)��?dòng)會(huì)，很重要，需要剪彩。因?yàn)槿绻�老總不到，那么該�?xiàng)目經(jīng)理就會(huì)覺得傷自尊，覺得“老總認(rèn)為這件事情不重要”，因此要特別提示。
Q：為什么做這個(gè)會(huì)議地圖？
A：我們看一個(gè)“季節(jié)錯(cuò)過”的實(shí)例，一管窺豹。
\\t該企業(yè)的新品設(shè)計(jì)往往是5~7個(gè)項(xiàng)目同時(shí)推進(jìn)，產(chǎn)品部門的設(shè)計(jì)師就要在不同項(xiàng)目之間切換，通知開會(huì)就開會(huì)。于是，設(shè)計(jì)師經(jīng)常抱怨：“一會(huì)兒開這個(gè)項(xiàng)目的策劃會(huì)，一會(huì)開那個(gè)項(xiàng)目的選樣品會(huì)，根本顧不上帶腦子�！�
以前，該企業(yè)的做法是，每周更新一次會(huì)議時(shí)間表，都是臨時(shí)決定、臨時(shí)發(fā)布，會(huì)開不開都不一定。而在這一系列的會(huì)中，策劃案審核是關(guān)鍵，是所有后續(xù)工作的發(fā)動(dòng)，結(jié)果因?yàn)楦鞣N原因推了一個(gè)月，以后每個(gè)會(huì)都推了一個(gè)星期。最后，有一個(gè)新品的策劃會(huì)終于可以開了，才發(fā)現(xiàn)比計(jì)劃推了三個(gè)月，原定的新品推出季節(jié)已經(jīng)過去了。
\\t這樣的會(huì)議地圖，每個(gè)企業(yè)都需要有。它是整個(gè)企業(yè)的全年會(huì)議地圖，每個(gè)管理者也需要有全年的會(huì)議地圖。我們來歸納一下建立會(huì)議地圖的幾個(gè)好處：
◆管理者從全局的角度來優(yōu)化議題，明確重要的問題必須在某個(gè)時(shí)間來決策，有些議題不用討論，甚至有些會(huì)議根本不用開。
◆管理者可以提前思考某些議題，提高決策的效率。比如營銷策略的調(diào)整可能半年一次，但管理者的思考是隨時(shí)隨地的，當(dāng)這個(gè)半年度會(huì)議到來之前，管理者會(huì)加快自己的思考的節(jié)奏，然后在會(huì)議上拿出一些相對(duì)成熟的想法。
◆可以使管理者的時(shí)間安排更有計(jì)劃性和規(guī)律性。整個(gè)企業(yè)的思考和決策，也隨之形成有規(guī)律的振動(dòng)。
3. 7步制作會(huì)議地圖
那么，怎么制作這樣的會(huì)議地圖呢？我們給出具體的7個(gè)步驟。
第1步，建立會(huì)議的坐標(biāo)線：時(shí)間維+ 會(huì)議類型。
首先建立兩個(gè)思考的維度：時(shí)間維和會(huì)議類型維。時(shí)間維可表示為年、月、周、日，會(huì)議類型可按照時(shí)間觸發(fā)、流程觸發(fā)進(jìn)行梳理。
一般按照企業(yè)管理經(jīng)營活動(dòng)可以為這樣幾類：
◆時(shí)間觸發(fā)： 公司級(jí)、事業(yè)部級(jí)、部門級(jí)的經(jīng)營管理例會(huì)。
◆流程觸發(fā)： 戰(zhàn)略類會(huì)議、產(chǎn)品審核會(huì)議、人力資源管理會(huì)議、重大投資審核會(huì)議……
具體如表3-4所示。
\\t表3-4建立會(huì)議地圖的兩個(gè)維度
 
\\t第2步，固定時(shí)間、不可變更的關(guān)鍵事件優(yōu)先安排。
企業(yè)里的一些重大事件，在年初的時(shí)候都可以固定下來，有的企業(yè)形容為：“好像先在一條河里，擺上幾塊大石頭，后面來的人都要繞道�！�
比如在圖書行業(yè)，一年幾次的圖書訂貨會(huì)，對(duì)出版社來說可能是全年的訂單來源。對(duì)書店發(fā)行渠道來說，可能是全年采購的來源。
比如在服裝鞋業(yè)，一年四五次的訂貨會(huì)非常關(guān)鍵，90%的訂單來源于訂貨會(huì)。因此，訂貨會(huì)是決定企業(yè)生死存亡的事件，企業(yè)會(huì)集中一切力量打好這幾場(chǎng)戰(zhàn)斗，所以時(shí)間和資源的優(yōu)先級(jí)非常高。
對(duì)于上市公司來說，年報(bào)、半年報(bào)的公布是比較關(guān)鍵的事項(xiàng)，而且一般時(shí)間由交易所提前確定。企業(yè)可以在此基礎(chǔ)上倒排年報(bào)的幾個(gè)審核節(jié)點(diǎn)，如董事會(huì)會(huì)議、執(zhí)行委員會(huì)議、審核委員會(huì)等。
第3步，按照每一類會(huì)議自身的邏輯來決定時(shí)間安排。
每一類會(huì)議有自身的業(yè)務(wù)或管理邏輯。
比如周期性的年度、季度、月度管理例會(huì)，就有固定的時(shí)間、固定的議題，定期召開，甚至報(bào)告的模板都是固定的，只需每月更新里面的數(shù)據(jù)和分析。這樣也有助于與會(huì)者按照一個(gè)統(tǒng)一的框架進(jìn)行思考，也幫助與會(huì)者將精力放在異常情況和數(shù)據(jù)上面，抓住關(guān)鍵問題。
比如戰(zhàn)略制定和戰(zhàn)略調(diào)整的會(huì)議，時(shí)間是根據(jù)議題來決定的。制定戰(zhàn)略的過程要回答一系列的問題，為了方便集中思考和討論，可以將相關(guān)的議題劃分成一個(gè)個(gè)主題，如“內(nèi)外部環(huán)境分析”是個(gè)主題，“事業(yè)部定位和營銷策略”是個(gè)主題，“各部門行動(dòng)計(jì)劃”是個(gè)主題。
一次集中召開的會(huì)議可以討論當(dāng)中的兩個(gè)主題，也可能只討論一個(gè)主題，并且每次會(huì)議都要就規(guī)定的主題達(dá)成共識(shí)。所以以階段性會(huì)議成果為標(biāo)志，把戰(zhàn)略制定分為幾個(gè)階段，如業(yè)務(wù)戰(zhàn)略階段、計(jì)劃階段、預(yù)算審核階段等。
比如，服裝行業(yè)產(chǎn)品季是一個(gè)大運(yùn)作流程，這個(gè)流程被劃分成策劃、設(shè)計(jì)、開發(fā)和訂貨四大階段，9次重要會(huì)議。有些企業(yè)的產(chǎn)品季可能長(zhǎng)達(dá)12~16個(gè)月，預(yù)先固定時(shí)間的階段審核會(huì)議，將它們變成一個(gè)個(gè)小的節(jié)點(diǎn)，不斷跟蹤和審核項(xiàng)目開展的過程，從制度上保證一季產(chǎn)品的成功率，具體如圖3-10所示。
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圖3-10 服裝行業(yè)產(chǎn)品季
\\t第4步，充分考慮關(guān)鍵參與者的時(shí)間，據(jù)此進(jìn)行會(huì)議時(shí)間分析的再修訂。
企業(yè)的經(jīng)營管理會(huì)議是管理者發(fā)揮管理職能的重要場(chǎng)合，所以要充分考慮關(guān)鍵參與者的時(shí)間，盡量讓關(guān)鍵參與者能夠出席。
比如，銷售總監(jiān)每年有幾個(gè)大會(huì)，對(duì)于銷售管理非常重要。這些會(huì)議如果離開銷售總監(jiān)的親自主持、深度參與，幾乎沒有效果，像這樣的會(huì)議有每年的經(jīng)銷商會(huì)議（3天，年度結(jié)束前1~2周）、全體銷售人員培訓(xùn)（2天，每季度一次）、大區(qū)子公司經(jīng)理會(huì)議（半天，兩個(gè)月一次）、部門經(jīng)理會(huì)議（每月10日）等。
比如，公司總裁是全國人大代表，出席政府會(huì)議需要1個(gè)月時(shí)間，因此，所有重大決定、會(huì)議都需要安排在此前后。
第5步，考慮涉及全員的固定事件，進(jìn)行會(huì)議地圖的再優(yōu)化。
企業(yè)有一些涉及全員的重大事件，總裁和高管層會(huì)到場(chǎng)鼓勁，各級(jí)各層的管理者會(huì)等待檢閱，員工也盛裝以待。這樣的全員參與的事件，公司每年都會(huì)有，但是時(shí)間不固定在某一天。
比如，年度全員總結(jié)和表彰大會(huì)、新員工培訓(xùn)、公司25周年慶祝、全員運(yùn)動(dòng)會(huì)等，一定要讓高層、各層管理者在工作日歷上預(yù)先把這一天留出來。
第6步，合并會(huì)議 。
按照每類會(huì)議、關(guān)鍵事件展開后，會(huì)議變得很多，而管理者的時(shí)間是有限的，所以可以進(jìn)行會(huì)議的合并，將主要參加人相似、內(nèi)容相近且時(shí)間相近的會(huì)議合并。
比如，某集團(tuán)有兩個(gè)事業(yè)部，A事業(yè)部規(guī)模很大，占集團(tuán)業(yè)務(wù)的80%，因此，事業(yè)部的管理者基本上也是集團(tuán)的管理者。集團(tuán)要開季度經(jīng)營會(huì)議，而A事業(yè)部也開季度經(jīng)營會(huì)議，可以合并這兩個(gè)會(huì)議，建立企業(yè)的季度會(huì)議。
會(huì)議的地點(diǎn)也可以合并。比如服裝行業(yè)訂貨會(huì)期間，高層和業(yè)務(wù)部門經(jīng)理都會(huì)到場(chǎng)，高層集中的地方，有很多議題都可以在此期間討論。
第7步，合理安排突發(fā)性會(huì)議。
通過以上6個(gè)步驟能夠建立起企業(yè)固定決策的會(huì)議框架。當(dāng)有突發(fā)事件發(fā)生時(shí)，首先應(yīng)判斷是否要通過會(huì)議解決。如果需要通過會(huì)議解決，再確定決策的議題、參與者和決策的時(shí)間，然后再安排這樣的突發(fā)會(huì)議。安排突發(fā)會(huì)議應(yīng)當(dāng)謹(jǐn)慎，否則管理者整體疲于應(yīng)付各種突發(fā)事件，哪里還有時(shí)間完成自己的業(yè)績(jī)？
這樣可以畫出類似表3-5的會(huì)議地圖：
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