根據(jù)高職教育的教學(xué)規(guī)律，選取當(dāng)今辦公室事務(wù)管理領(lǐng)域最新的崗位能力要求編寫(xiě)而成。內(nèi)容遵循“項(xiàng)目引領(lǐng)，任務(wù)驅(qū)動(dòng)”的指導(dǎo)思想，設(shè)計(jì)成6個(gè)項(xiàng)目，統(tǒng)領(lǐng)34個(gè)教學(xué)任務(wù)，注重“工作過(guò)程系統(tǒng)化”和“教學(xué)做一體化”，使學(xué)生能夠通過(guò)完成工作任務(wù)獲取專(zhuān)業(yè)知識(shí)和專(zhuān)業(yè)技能。
本教材的每個(gè)任務(wù)分為”任務(wù)目標(biāo)”、”參考學(xué)時(shí)”、”知識(shí)支撐”、”思考與練習(xí)”四個(gè)部分。在”知識(shí)支撐”部分，穿插了”工具箱”、”小貼士”、”閱讀材料”等內(nèi)容，用于教學(xué)中同學(xué)們對(duì)相關(guān)內(nèi)容的加深理解和鞏固掌握；在”思考與練習(xí)”部分，編著者參照秘書(shū)職業(yè)資格鑒定的題型共編寫(xiě)近500道練習(xí)題，既可用于同學(xué)們鞏固所學(xué)知識(shí)、順利通過(guò)職業(yè)資格鑒定，又可用于各教學(xué)單位作為本門(mén)課程的題庫(kù)，進(jìn)行”教考分離”改革。
譚書(shū)旺，男，1968年12月出生于山東省莘縣，畢業(yè)于南京大學(xué)中文系，研究生學(xué)歷，碩士學(xué)位，2005年4月進(jìn)入山東外貿(mào)職業(yè)學(xué)院，現(xiàn)任經(jīng)濟(jì)管理系主任，副教授。從教10年來(lái)，公開(kāi)發(fā)表相關(guān)專(zhuān)業(yè)論文14篇，公開(kāi)出版專(zhuān)業(yè)教材或教輔9部，曾榮獲青島市第24屆社會(huì)科學(xué)優(yōu)秀成果獎(jiǎng)和山東省2014年職業(yè)教育教學(xué)成果獎(jiǎng)等多種獎(jiǎng)項(xiàng)，主持修訂的《秘書(shū)事務(wù)管理》教材入選”十二五”職業(yè)教育國(guó)家規(guī)劃教材。
項(xiàng)目一 日常事務(wù)
任務(wù)01 接打電話(huà)
任務(wù)02 整理工作環(huán)境
任務(wù)03 郵件處理
任務(wù)04 辦公用品管理
任務(wù)05 印章管理
任務(wù)06 介紹信管理和零用現(xiàn)金管理
任務(wù)07 安排上司的差旅事務(wù)
任務(wù)08 會(huì)議室和辦公車(chē)輛管理
項(xiàng)目二 接待事務(wù)
任務(wù)09 接待準(zhǔn)備
任務(wù)10 日常接待
任務(wù)11 團(tuán)體接待
任務(wù)12 涉外接待
任務(wù)13 中餐宴請(qǐng)
任務(wù)14 西餐宴請(qǐng)
任務(wù)15 禮品饋贈(zèng)
項(xiàng)目三 設(shè)備使用
任務(wù)16 打印機(jī)和碎紙機(jī)的使用
任務(wù)17 復(fù)印機(jī)的使用
任務(wù)18 數(shù)碼相機(jī)的使用
任務(wù)19 掃描儀的使用
任務(wù)20 投影儀的使用
項(xiàng)目四 組織協(xié)調(diào)
任務(wù)21 值班工作
任務(wù)22 保密工作
任務(wù)23 處理突發(fā)事件
任務(wù)24 辦公設(shè)備采購(gòu)與辦公資源調(diào)配
任務(wù)25 辦公室布局和辦公室布置
任務(wù)26 辦公室安全檢查和辦公環(huán)境管理評(píng)估
項(xiàng)目五 參謀助手
任務(wù)27 隨從工作
任務(wù)28 信息的收集
任務(wù)29 信息的整理
任務(wù)30 信息的傳遞和存儲(chǔ)
任務(wù)31 信息的開(kāi)發(fā)、利用和反饋
項(xiàng)目六 效率提升
任務(wù)32 督查工作
任務(wù)33 時(shí)間管理
任務(wù)34 工作流程優(yōu)化
主要參考文獻(xiàn)
項(xiàng)目一 日常事務(wù)
任務(wù)01 接打電話(huà)
【任務(wù)目標(biāo)】
了解電話(huà)機(jī)的功能和電話(huà)系統(tǒng)的使用技巧，能夠按照秘書(shū)的職業(yè)要求接打電話(huà)，做好電話(huà)記錄。
【參考學(xué)時(shí)】
3學(xué)時(shí)
【知識(shí)支撐】
一、電話(huà)使用常識(shí)
（一）電話(huà)機(jī)的一些常用開(kāi)關(guān)和按鍵
1.數(shù)字鍵
”0～9”，用戶(hù)撥打電話(huà)號(hào)碼用。
2.功能鍵
”*”、”#”，是為配合程控交換機(jī)實(shí)現(xiàn)特種服務(wù)而設(shè)置的，其功能由交換機(jī)設(shè)定。
3.記憶存儲(chǔ)鍵（”STORE”）
用于存入常用的電話(huà)號(hào)碼。使用時(shí)首先按”STORE”鍵，然后按2位自選的號(hào)碼，再按要存入的電話(huà)號(hào)碼，最后按”STORE”鍵，即完成了號(hào)碼存入。一般有”STORE”鍵的電話(huà)機(jī)可存入10～20個(gè)電話(huà)號(hào)碼。
4.”RECALL”（”MEMORY”）鍵
提取記憶鍵。如果您已按上述步驟操作”STORE”鍵將您常用的電話(huà)號(hào)碼進(jìn)行縮位，那么當(dāng)您再打這些常用電話(huà)的時(shí)候,只需先按”RECALL”（”MEMORY”）鍵，再按事先已存入的該電話(huà)號(hào)碼的代碼即可。
5.”HAND－FREE”鍵
免提揚(yáng)聲開(kāi)關(guān)。使用這個(gè)鍵，在通話(huà)過(guò)程中可免提話(huà)筒，方法是在撥號(hào)前先按”HAND－FREE”鍵，待撥號(hào)音由揚(yáng)聲器中傳出，按對(duì)方的電話(huà)號(hào)碼，聽(tīng)到對(duì)方答話(huà)后，即可開(kāi)始通話(huà)。結(jié)束通話(huà)后，按”HAND－FREE”鍵掛機(jī)。
6.”REDIAL”鍵
重?fù)苕I。撥出對(duì)方電話(huà)號(hào)碼后，若聽(tīng)到忙音，掛機(jī)稍候再按”REDIAL”鍵即可將原撥號(hào)碼重新發(fā)出去。這不僅可省去重復(fù)撥號(hào)所需的時(shí)間，還可減少差錯(cuò)。
7.”FLASH”、”R”鍵（REGISTER RECALL）
閃接鍵。按下此鍵后，電話(huà)中斷600毫秒（相當(dāng)于拍叉簧1次），適用于程控交換機(jī)新服務(wù)項(xiàng)目。
8.”MUTE”鍵
靜音鍵。如果您在與對(duì)方通話(huà)的過(guò)程中，需與您身旁的人商量一下而又不希望對(duì)方聽(tīng)到時(shí)，可按下此鍵。
（二）電話(huà)號(hào)碼常識(shí)
按國(guó)際電信聯(lián)盟規(guī)定，電話(huà)號(hào)碼”0”字頭是供長(zhǎng)途直撥電話(huà)專(zhuān)用的，”1”字頭是供特種電話(huà)服務(wù)專(zhuān)用的，如”119”（火警）等。只有”2”至”9”字頭是安排給市話(huà)號(hào)碼使用；還規(guī)定，一個(gè)電話(huà)號(hào)碼，后4個(gè)數(shù)字為用戶(hù)號(hào)碼，后4個(gè)數(shù)字前面的數(shù)字為電信部門(mén)的電話(huà)局號(hào)代碼。
（三）不通話(huà)也收費(fèi)的三種情況
1.接通自動(dòng)傳真
對(duì)方電話(huà)機(jī)上接有傳真機(jī)，當(dāng)電話(huà)撥通后，先聽(tīng)到振鈴聲，接著就聽(tīng)到”嘰…咕咕…”不間斷的信號(hào)音。這就告訴您，電話(huà)已與處于自動(dòng)接收狀態(tài)的傳真機(jī)接通。此時(shí)，計(jì)費(fèi)就開(kāi)始了，您雖未通話(huà)，但您已接通了對(duì)方通信終端設(shè)備。為免多計(jì)費(fèi)，應(yīng)立即掛機(jī)。
2.撥打分機(jī)電話(huà)
這種電話(huà)接在單位的小交換機(jī)上，進(jìn)出電話(huà)需人工或電腦話(huà)務(wù)員轉(zhuǎn)接，電話(huà)接通總機(jī)就算接通了電話(huà)，計(jì)費(fèi)是從接通總機(jī)開(kāi)始，總機(jī)轉(zhuǎn)接的電話(huà)雖未通，也要計(jì)費(fèi)。
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