運用先進的數(shù)據(jù)管理思想對數(shù)據(jù)進行組織,運用強大的Excel函數(shù)與公式對數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析,是每一位職場人士在信息時代的必備技能之一。
《別怕,Excel 函數(shù)其實很簡單》用淺顯易懂的圖文、生動形象的比喻以及大量實際工作中的經(jīng)典案例,介紹了Excel常用的一部分函數(shù)的計算原理和應(yīng)用技巧,包括邏輯運算、日期與時間運算、文本運算、查找與統(tǒng)計運算等,還介紹了數(shù)據(jù)的科學(xué)管理方法,以避免從數(shù)據(jù)源頭就產(chǎn)生問題。
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如果你是表哥或表妹,經(jīng)常被數(shù)據(jù)折磨,希望提升數(shù)據(jù)統(tǒng)計能力;
如果你是在校學(xué)生,有興趣學(xué)習(xí)Excel函數(shù),為今后的職業(yè)生涯先鍛造一把利劍,
那么,《別怕,Excel函數(shù)其實很簡單》是你的選擇。
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——序:讓我們更有效率地烹飪信息大餐——
在原始社會,一名好廚子通常只需要做好一件事情,就是確保所有能做成食物的東西都被做成食物。在資源特別匱乏的時代,人類首先關(guān)注的是能不能吃飽,而不是好不好吃。所以,你只需要借助樹枝和石塊,就可以開工了。
隨著科技的進步,越來越多的專業(yè)設(shè)備進入尋常百姓家,造福我等懶人。
想在家里吃最新鮮的面包?把面粉和配料倒進面包機,然后完全不用管,等著吃就好了。
想喝不含任何添加劑的酸奶?把奶和配料倒進酸奶機,然后完全不用管,等著喝就好了。
想吃糖醋排骨?把排骨和配料倒進料理機,定好時間,坐等開鍋……
這一切,和我等“表哥”“表妹”如今的境遇何等相似?
在這樣一個信息大爆炸的時代,從海量數(shù)據(jù)中高速有效地提取有價值的信息,提供決策支持,是大到企業(yè)小到個人都必須具備的技能,而技能需要借助工具方可施展。如果把Excel看作一個工具套裝,那么函數(shù)與公式毫無疑問是其中一個非常重要的組成部分。
不到長城非好漢—這句話肯定有點夸張了,好漢不一定都會到長城。但是,對于和Excel常打交道的“表哥”“表妹”而言,用不好函數(shù)和公式,就肯定談不上熟練使用Excel—以后千萬別在個人簡歷上想當(dāng)然地就寫自己精通Excel,很容易露餡。
很多人覺得Excel函數(shù)和公式很難學(xué),說自己怎么努力也學(xué)不好,說自己數(shù)學(xué)不好所以學(xué)不好,說自己不會英文所以學(xué)不好……是啊,要想學(xué)不好,理由總是很多的,可問題是這是個不得不好好學(xué)習(xí)的東西,怎么辦呢?
我想問,對于做面包這件事情,是學(xué)習(xí)揉面、發(fā)面、烘烤這一系列流程容易呢,還是學(xué)會怎么操作面包機容易?每一個Excel函數(shù),都像一臺特定口味的面包機,你只需要了解放什么原料進去,選擇哪個擋位,就能確定無疑地得到對應(yīng)的面包,想要烤焦都很難。所以,你覺得函數(shù)難,是因為你還沒有看到更難的事情—沒有函數(shù)。
很多食品和菜肴的制作過程遠比做面包復(fù)雜,需要按照配方和流程,借助多種烹飪設(shè)備完成。但是,在使用具體的每個設(shè)備時,也大多是“放進去不用管”的原則。原料依次經(jīng)過多個設(shè)備,前一個工序完成的半成品,作為原料進入下一個工序,直到最后成品。這和Excel函數(shù)的嵌套使用是相同的道理,單個函數(shù)的功能有限,但多個函數(shù)按流程組織在一起,就非常強大了。
所以,我們應(yīng)該將Excel的函數(shù)視作我們的好幫手,是我們的福星,而不是令人頭疼的壞家伙。你只要多花一點心思讀讀它們的說明書,了解放什么原料、開關(guān)在哪里,就可以讓它們?yōu)槲覀兏咝У毓ぷ鳎腼冃畔⒋蟛汀?/span>
【多久才能真正學(xué)會Excel函數(shù)?】
看到這里,也許你會說,好吧,我已經(jīng)完全明白Excel函數(shù)是個啥角色,并且已經(jīng)做好準(zhǔn)備認真學(xué)習(xí)它了?墒俏倚枰獙W(xué)習(xí)多久才能真正學(xué)會呢?
問得好!
但是這個問題要回答清楚可真沒那么容易,我覺得有必要講得細一點。
最近有個很火的說法,說只要練習(xí)10000個小時,就可以成為任何一個領(lǐng)域的專家。
嗯,先別怕,我并不是說你要10000個小時才能學(xué)會Excel函數(shù),我只是借著這句話開始我的回答。
什么是專家呢?比如廚藝這件事,要達到普通廚師、高級餐廳的大廚、食神這樣不同的專家級別,付出的努力肯定是不一樣的,甚至還不光是努力就可以達成的。那么,我們的目標(biāo)是啥呢?怎樣才算真正學(xué)會Excel函數(shù)呢?
我個人覺得,只要達到兩點,就可以算學(xué)會Excel函數(shù)了:
。1)真正理解Excel函數(shù)是做什么的;
。2)掌握函數(shù)與公式的通用特性并掌握最常用的一些函數(shù)。
學(xué)習(xí)新知識,就像探索陌生地域。如果帶著地圖進入陌生地域,那么迷路的可能性就會大大降低;如果進入之前還能乘飛機鳥瞰一番,那就更有利于之后的探索。那么,我們現(xiàn)在先鳥瞰一下,Excel函數(shù)到底是做什么的。
Excel函數(shù)是用在公式里面的,談函數(shù)必談公式,兩者不宜分割。我曾多次在培訓(xùn)課堂上問學(xué)員一個問題,“Excel函數(shù)與公式的核心價值是什么?”得到的答案100%都是“計算”。這個答案,對,也不對。
函數(shù)確實有計算的功能,只要指定參數(shù),它就可以按預(yù)定的算法完成計算,輸出結(jié)果。所以前文我將它比喻成面包機,放進面粉和配料,就可以自動做好面包。但是,這只是函數(shù)的初級功能,而不是核心價值。
在Excel里面,我們通常需要完成的任務(wù),是對表格的每一列或每一行都按照預(yù)定的算法得出結(jié)果。
在這一列(或行)結(jié)果沒有誕生之前,其他的數(shù)據(jù)之間是沒有關(guān)聯(lián)起來的,看不到任何有意義的信息。所以,Excel函數(shù)和公式的核心價值是確立數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系,并且使用新的數(shù)據(jù)(結(jié)果)描述出來。
函數(shù)和公式要實現(xiàn)的是一種算法表達,所以與其說它是一臺面包機,不如說是一個面包解決方案,或者面包魔法。一臺面包機,只能作用于一份面粉和配料。而面包魔法,可以對所有符合配方的面粉和配料進行作用,讓它們?nèi)孔兂赡撤N面包。
接下來,我們需要掌握函數(shù)與公式的通用特性,包括數(shù)據(jù)類型、運算符、引用方式的選擇、函數(shù)的選擇和使用方法、函數(shù)如何嵌套等,再學(xué)習(xí)最常用的一部分函數(shù)—大約20個。
一般說來,如果你深入了解并能熟練使用的函數(shù)數(shù)量到達50個,就已經(jīng)相當(dāng)厲害了。盡管這只占Excel函數(shù)總量的1/8左右,但對你而言,剩下的任何函數(shù)都不再有難點,只要在需要用到它們的時候,快速學(xué)習(xí)了解即可。
哪些通用特性和常用函數(shù)是需要優(yōu)先掌握的?這正是本書要告訴你的。
——Excel Home創(chuàng)始人、站長:周慶麟
Excel Home,是一個主要從事與推廣Microsoft Office(特別是Microsoft Excel)應(yīng)用技術(shù)的非營利性網(wǎng)站。該網(wǎng)站上匯聚中國大陸地區(qū)及港臺地區(qū)眾多Office高手,他們身處各行各業(yè),并身懷絕技!
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羅國發(fā),網(wǎng)名ggsmart,人稱葉楓,Excel Home官方微博管理員,ExcelHome免費在線培訓(xùn)中心受歡迎的講師之一。中學(xué)教師,擁有豐富的教育培訓(xùn)經(jīng)驗,擅長Excel數(shù)據(jù)處理與分析,在使用Excel 函數(shù)方面擁有豐富的學(xué)習(xí)心得和實踐經(jīng)驗。其發(fā)表于Excel Home的技術(shù)帖和課件成為大量Excel函數(shù)初學(xué)者的啟蒙教材。
周慶麟,網(wǎng)名Kevin,中國的微軟全球有價值專家(MVP),ExcelHome創(chuàng)始人、站長,多年來從事于企業(yè)財務(wù)和信息化管理工作,對MicrosoftOffice在銷售、財務(wù)、物流和公司管理方面的應(yīng)用有著深入的研究,曾參與策劃和編寫了幾十本暢銷Office技術(shù)圖書。同時也是一名技術(shù)顧問和培訓(xùn)講師,有豐富的授課經(jīng)驗。
第1章聊聊你不知道的Excel
第1節(jié)最牛的Excel用法2
1.1.1我見過最牛的求和方式2
1.1.2我曾經(jīng)也這樣囧過3
1.1.3原來Excel還可以這樣算7
第2節(jié)你眼中不一樣的Excel10
1.2.1Excel不只是一個畫表工具10
1.2.2Excel公式的優(yōu)勢是什么12
第3節(jié)不會Excel的廚子不是好廚子15
第2章公式到底是什么
第1節(jié)什么是Excel公式18
2.1.1公式,就是別樣的數(shù)學(xué)運算式18
2.1.2公式的分類19
第2節(jié)怎樣在Excel中使用公式19
2.2.1在單元格中輸入公式19
2.2.2編輯已有的公式20
2.2.3復(fù)制公式到其他單元格21
2.2.4為什么公式不計算了23
2.2.5切換顯示公式和公式結(jié)果29
第3節(jié)公式的組成與結(jié)構(gòu)31
第4節(jié)Excel中的數(shù)據(jù)33
2.4.1數(shù)據(jù)就是被保存下來的信息33
2.4.2不同的數(shù)據(jù)類型34
2.4.3公式中的常量和變量37
第5節(jié)公式中的運算符38
2.5.1算術(shù)運算符39
2.5.2比較運算符39
2.5.3文本運算符41
2.5.4引用運算符41
第6節(jié)在公式中引用單元格43
2.6.1引用單元格就是指明數(shù)據(jù)保存的位置43
2.6.2不同的單元格引用樣式45
2.6.3相對引用和絕對引用49
第7節(jié)Excel中的函數(shù)59
2.7.1一個函數(shù)就是一臺多功能的榨汁機59
2.7.2函數(shù)都由哪幾部分組成60
2.7.3Excel中都有哪些函數(shù)62
第8節(jié)使用函數(shù)編寫公式65
2.8.1讓Excel自動插入函數(shù)公式65
2.8.2選擇適合的函數(shù)編寫公式66
2.8.3手動輸入函數(shù)編寫公式68
第3章常用的邏輯函數(shù)
第1節(jié)Excel中的是與非74
3.1.1Excel處理問題的邏輯74
3.1.2什么時候Excel會對你說TRUE75
第2節(jié)IF讓你的選擇不再困難77
3.2.1有選擇的地方就有IF函數(shù)77
3.2.2讓IF替你選擇正確的結(jié)果78
3.2.3為多個學(xué)生的成績評定等次80
3.2.4從多個結(jié)果中選擇符合條件的一個結(jié)果82
3.2.5根據(jù)數(shù)據(jù)選擇不同的運算85
3.2.6使用IF屏蔽公式返回的錯誤值86
第3節(jié)IF函數(shù)的三個小伙伴88
3.3.1不能被Excel識別的數(shù)學(xué)不等式88
3.3.2用AND函數(shù)判斷是否同時滿足多個條件91
3.3.3使用OR函數(shù)判斷是否滿足多個條件中的某個條件94
3.3.4使用NOT函數(shù)求相反的邏輯值95
第4章用函數(shù)進行數(shù)學(xué)運算與數(shù)據(jù)統(tǒng)計
第1節(jié)求和運算,首選SUM函數(shù)98
4.1.1為什么需要使用函數(shù)求和98
4.1.2使用SUM函數(shù)的優(yōu)勢98
第2節(jié)使用SUMIF按條件求和102
4.2.1什么時候需要使用SUMIF102
4.2.2為SUMIF設(shè)置求和條件103
4.2.3忽略求和區(qū)域中的錯誤值105
4.2.4使用可變的求和條件106
4.2.5使用不可求和的條件區(qū)域107
4.2.6SUMIF函數(shù)的參數(shù)介紹109
4.2.7替SUMIF函數(shù)設(shè)置尺寸不匹配的第3參數(shù)111
4.2.8按模糊條件對數(shù)據(jù)求和112
4.2.9通配符就是通用的字符115
4.2.10在SUMIF函數(shù)中使用通配符116
4.2.11設(shè)置多行多列的條件區(qū)域117
4.2.12求最后一次借書的總數(shù)120
4.2.13讓SUMIF替你查詢商品的單價121
第3節(jié)多條件求和,更方便的SUMIFS函數(shù)123
4.3.1SUMIF函數(shù)不能解決的條件求和問題123
4.3.2使用SUMIFS函數(shù)進行多條件求和124
4.3.3在SUMIFS函數(shù)中使用通配符125
第4節(jié)求指定數(shù)據(jù)的平均值126
4.4.1求平均值,最常用的AVERAGE函數(shù)126
4.4.2使用AVERAGEIF函數(shù)按單條件求平均值128
4.4.3使用AVERAGEIF函數(shù)求各科平均成績129
4.4.4使用AVERAGEIFS函數(shù)進行多條件求平均值130
第5節(jié)統(tǒng)計符合條件的單元格個數(shù)131
4.5.1你在用什么方法統(tǒng)計單元格個數(shù)131
4.5.2COUNTIF函數(shù)的參數(shù)介紹133
4.5.3求等于某個數(shù)值的單元格個數(shù)133
4.5.4使用比較運算符設(shè)置統(tǒng)計條件134
4.5.5借助通配符按模糊條件計數(shù)135
4.5.6求區(qū)域中包含的單元格個數(shù)136
4.5.7統(tǒng)計空單元格的個數(shù)137
4.5.8求文本單元格的個數(shù)138
4.5.9COUNTIF函數(shù)的其他家庭成員139
第6節(jié)使用COUNTIFS函數(shù)按多條件統(tǒng)計單元格個數(shù)140
4.6.1可能會遇到的多條件計數(shù)的問題140
4.6.2按多條件統(tǒng)計的專用函數(shù)141
第7節(jié)使用函數(shù)對數(shù)值行取舍142
4.7.1什么是數(shù)值取舍142
4.7.2笨拙的數(shù)值取舍方式142
4.7.3Excel中的取舍函數(shù)143
4.7.4使用ROUND函數(shù)對數(shù)值四舍五入143
4.7.5使用ROUNDUP與ROUNDDOWN對數(shù)值強制取舍144
4.7.6使用INT或TRUNC保留整數(shù)145
……