《會(huì)展項(xiàng)目管理》：
　　7.4.3會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)參展商和觀眾管理
　　一般來(lái)說(shuō)，參展商和觀眾的數(shù)量占會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)人員的大多數(shù)，因此，對(duì)現(xiàn)場(chǎng)參展商和觀眾的人流管理與控制水平是衡量會(huì)展質(zhì)量的重要指標(biāo)。
　　1.參展商管理
　　展前，主辦單位在推廣會(huì)展項(xiàng)目的同時(shí)對(duì)參展企業(yè)進(jìn)行宣傳，廣泛派發(fā)邀請(qǐng)函以及在簽約網(wǎng)站上添加部分參展企業(yè)名冊(cè)；編制含有參展企業(yè)名冊(cè)的會(huì)展快訊，現(xiàn)場(chǎng)派發(fā)給專業(yè)觀眾；在展會(huì)的介紹網(wǎng)站上開(kāi)辟供求平臺(tái)，企業(yè)在展前、展中、展后都可以在網(wǎng)上注冊(cè)，發(fā)布產(chǎn)品供應(yīng)信息和采購(gòu)信息，為買賣雙方搭建平臺(tái)。
　　展中，安排專門人員協(xié)助展商進(jìn)行報(bào)到、進(jìn)館等各項(xiàng)服務(wù)，同時(shí)提供增值服務(wù)。例如，現(xiàn)場(chǎng)答疑會(huì)和各類研討會(huì)，可以幫助企業(yè)解決生產(chǎn)管理中的難題；產(chǎn)銷對(duì)接洽談會(huì)，可以為買賣雙方牽線搭橋，提升買賣雙方的貿(mào)易成功率；新技術(shù)推介會(huì)，推介新技術(shù)供參展商學(xué)習(xí)引進(jìn)。除此之外，還可舉行參展知識(shí)培訓(xùn)會(huì)，對(duì)參展商進(jìn)行“如何讓展位更吸引人”“如何更方便撤展”“參展手續(xù)”等方面的知識(shí)培訓(xùn)。
　　2.觀眾登記管理
　　觀眾登記處的主要任務(wù)之一就是維護(hù)會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)入口的秩序，確保每一位專業(yè)觀眾都能暢通、便捷地進(jìn)入會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)。
　　為了提高工作效率，絕大多數(shù)會(huì)展組織者都偏向于把預(yù)先登記的觀眾和現(xiàn)場(chǎng)注冊(cè)的觀眾介開(kāi)，有些展覽會(huì)還進(jìn)一步將現(xiàn)場(chǎng)注冊(cè)的觀眾分為兩類，即有名片和無(wú)名片的，前者只需憑名片在觀眾登記處辦好相關(guān)手續(xù)就可以換取胸卡，后者則要在主辦方人員的指導(dǎo)下填寫登記表，然后再登記處辦理手續(xù)。
　　科學(xué)的觀眾登記手續(xù)不僅能保證觀眾迅速入場(chǎng)，還有利于會(huì)展主辦單位日后建立營(yíng)銷數(shù)據(jù)庫(kù)，由此可見(jiàn)觀眾登記和入場(chǎng)管理的重要性。另外，一些展會(huì)的主辦單位還在入口處設(shè)置了展覽活動(dòng)及論壇議程牌，這便于人們，尤其是現(xiàn)場(chǎng)注冊(cè)的觀眾預(yù)先了解展會(huì)的總體結(jié)構(gòu)和主要活動(dòng)安排。
　　3.現(xiàn)場(chǎng)人流管理
　　對(duì)于大型會(huì)展活動(dòng)，最重要的一點(diǎn)就是控制場(chǎng)館的總?cè)藬?shù)。當(dāng)人流規(guī)模超過(guò)場(chǎng)館容量時(shí)，可以采取控制入場(chǎng)觀眾人數(shù)、固定進(jìn)場(chǎng)票據(jù)等方法，同時(shí)要做好主要人口處和出口處人流的疏通工作，確保人流的暢通，維護(hù)好場(chǎng)館安全。從邏輯上講，在服務(wù)區(qū)分很細(xì)的情況下，人流不會(huì)出現(xiàn)擁擠現(xiàn)象并可以快速移動(dòng)。一些大型展會(huì)為了避免出現(xiàn)人流擁堵現(xiàn)象，往往安排多個(gè)出入口，少則3～4個(gè)，多則超過(guò)10個(gè)。
　　在入場(chǎng)票務(wù)管理上，在大型展會(huì)的售票窗口，經(jīng)常會(huì)見(jiàn)到長(zhǎng)長(zhǎng)的隊(duì)列，為引導(dǎo)隊(duì)伍到各個(gè)窗口買票，通常采用護(hù)欄和人員指引的方式。
　　如果會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)有區(qū)間車，而且有很多的入口和登記服務(wù)區(qū)，就可以指揮區(qū)間車將觀展者運(yùn)送到不是很擁擠的人口和登記區(qū)，加快現(xiàn)場(chǎng)登記的速度。
　　在大型會(huì)展活動(dòng)期間，可通過(guò)開(kāi)設(shè)出入口、設(shè)置公交車站、景點(diǎn)或安排活動(dòng)等來(lái)吸引人流按照預(yù)期線路觀展。
　　常用的引導(dǎo)信息包括海報(bào)、活動(dòng)廣告、門票、手冊(cè)、廣播、警示標(biāo)志等。引導(dǎo)信息是與觀眾溝通的途徑，給出參與活動(dòng)的相關(guān)建議，借以影響參與者的出行時(shí)間、出行路線、停車場(chǎng)、參觀入口、參觀路線、參觀內(nèi)容等的選擇，緩解參展人員在時(shí)間、路線、出人口、場(chǎng)館等方面的集中。
　　在大型會(huì)展活動(dòng)中，標(biāo)志系統(tǒng)具有不可忽視的重要作用。標(biāo)志系統(tǒng)包括方位標(biāo)志、時(shí)間標(biāo)志、交通標(biāo)志以及各種設(shè)備的使用標(biāo)志。這些標(biāo)志將被分設(shè)于出入口上方、展館內(nèi)柱子及周圍墻面。由于會(huì)展期間展具的遮擋會(huì)影響觀眾的視覺(jué)穿透性，因此，標(biāo)志系統(tǒng)要選擇適于辨讀的字形、大小、顏色、間距、色差等。
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