檔案是社會組織或個人在社會活動中直接形成，保存?zhèn)洳榈母鞣N形式和載體的數(shù)據(jù)、信息和知識的記錄。檔案是有史以來最早產生的文獻之一，也是現(xiàn)代社會的核心信息資源的重要門類。
　　為了簡便起見，也可表述為：檔案是原始的數(shù)據(jù)、信息和知識的記錄。
　�。ǘ�）檔案的形成過程
　　檔案是各個組織在行使職責的特定活動中，按照一定的內容逐漸形成的。組織在執(zhí)行各項任務的過程中，每處理一方面的工作，辦理一起案件，召開一次會議等，都應當形成和積累一定數(shù)量的文件，最后又有條理地歸存起來。因此，檔案中記錄了大量的事物，檔案內容極其豐富，而一定內容的檔案又固有相互間的密切聯(lián)系。一個組織的檔案，反映一個組織不同時期的各種活動。整個國家的檔案，反映了從古至今社會經(jīng)濟、政治、法律、軍事、外交、科學技術、文化教育等各方面的情況。
　　1.檔案是各種組織和個人在其特定的社會活動中積累而成的
　　檔案的重要特點之一，就是歷史文件的產生和積累，始終根源于特定的機構和它所執(zhí)行的職責活動以及由此而形成的文件之間的有機聯(lián)系。
　　在廣闊的社會中，檔案總是按照一定的來源有規(guī)律地形成。社會活動產生檔案是一種普遍現(xiàn)象，這種普遍性，決定了檔案來源的廣泛性以及檔案來源的規(guī)律性。整個杜會的檔案，其形成者人數(shù)眾多，從檔案管理部門來說，檔案來自四面八方各個機關單位，相當分散。而每一個機關單位的檔案，則又是互相聯(lián)系形成的，是一個有機整體。
　　2.檔案是保存?zhèn)洳榈奈募?br /> 　　檔案是人們按照文件的運動規(guī)律，自覺地從已形成的文件中挑選并保存下來的有保存價值的文件�！敖裉臁钡臋n案就是“昨天”的文件，“今天”的文件將是“明天”的檔案，就是對檔案與文件之間的關系的一種通俗概括。
　　文件作為檔案保存是有條件的，不是一切文件全部需要，并可以成為檔案，文件成為檔案一般需要具備三個條件：
　　（1）辦理完畢的文件才能成為檔案。所謂辦理完畢是相對而言的，主要是指完成了文書處理程序，不能理解為一切文件都要把文件中所說的事情全部辦完才算辦理完畢。情況有以下三種：
　�、傥募�內容要求馬上辦理完畢，并且已經(jīng)辦理完畢。
　�、谖募�內容要求長期執(zhí)行（辦理），但只要完成了文書處理程序也算一種，如國家的法律、條約、契約、合同、經(jīng)濟遠景規(guī)劃等，只要經(jīng)過簽收、傳閱、研究討論和貫徹執(zhí)行也算辦理完畢。
　�、鄄恍枰�具體辦理，完成文書處理程序就算辦理完畢。
　　從這個角度來看，可以說“文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿”。
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