第一章 辦公室工作概述


辦公室的含義有兩種：一指辦公的屋子，是工作人員完成任務、執(zhí)行其職務時
的工作地點，是黨政機關(guān)或企事業(yè)單位為完成管理目標而進行工作的場所；二指工
作機構(gòu)，是黨政機關(guān)、社會團體和企事業(yè)單位內(nèi)設的辦理行政事務的辦事機構(gòu)，是
直接為領(lǐng)導群體管理與決策服務的綜合部門，是領(lǐng)導層日常工作的重要輔助性機構(gòu)，
具有溝通上下、聯(lián)系左右的樞紐和橋梁作用。本書所闡述的辦公室自然是指后者。
辦公室的具體名稱、人員的多少，會因單位、部門情況的不同而有所差異，但
其職能和性質(zhì)大體上是相同的。辦公室工作內(nèi)容具體包括：文書及檔案管理工作、
會務工作、接待工作、信息工作、商務活動安排工作和事務性工作等。
本章內(nèi)容主要包括：辦公室工作的內(nèi)容及其特點，辦公室工作人員應具備的素
質(zhì)與技能，同時介紹辦公室工作人員的工作方法與技巧。


第一節(jié) 辦公室工作的內(nèi)容

江彬大學畢業(yè)后，應聘于某公司的行政辦公室工作，在試用期間，行政總監(jiān)李明沒有給他安排具體工作，而是讓他熟悉熟悉公司的情況再說。江彬每天在辦公室復印文件、接打電話、為其他工作人員幫忙，有客戶來訪時端茶送水，迎來送往。在江彬看來，自己每天雜事不斷，但是正事沒有，工作內(nèi)容與自己所學的計算機專業(yè)不搭邊。一段時間后，江彬的情緒非常低落，工作也常出紕漏，多次受到部門經(jīng)理的批評。
辦公室作為黨政機關(guān)、社會團體和企事業(yè)單位內(nèi)設的辦理行政事務的辦事機構(gòu)，是直接為領(lǐng)導群體管理與決策服務，是領(lǐng)導層日常工作的重要輔助性機構(gòu)，其規(guī)模、名稱，因級別、地方及單位不同而不盡相同，大的稱辦公廳，小的一般叫辦公室。我國辦公廳（室）的類型，按照辦公室的性質(zhì)，可分為黨政機關(guān)系統(tǒng)辦公室、群眾團體系統(tǒng)辦公室、事業(yè)單位系統(tǒng)辦公室、企業(yè)單位系統(tǒng)辦公室等。辦公室無論名稱、大小如何，其職能和性質(zhì)大體上是相同的，都是為本單位、本部門領(lǐng)導的管理決策工作直接服務，承擔著承上啟下、協(xié)調(diào)左右的重要任務。辦公室工作的內(nèi)容因其所屬組織、所承擔的中心任務的不同而略有不同，可以概括地分為以下幾類。
一、文書及檔案管理工作
（一）文書工作
文書工作是辦公室的一項經(jīng)常性的基礎(chǔ)工作，文書工作包括文書寫作及文書處理工作。
1. 文書寫作
辦公室工作人員要負責常用的行政公文、事務文書、公關(guān)文書的起草和寫作。
第一章.辦公室工作概述
（1）行政公文：是公務文書的簡稱，是人類在治理社會、管理國家的公務實踐中使用的、具有法定權(quán)威和規(guī)范格式的應用文。國家行政公文有命令（令）、議案、決定、意見、公告、通告、通知、通報、報告、請示、批復、函、會議紀要。

（2）事務文書：是指黨政機關(guān)、社會團體和企事業(yè)單位用于處理日常事務的實用文書，包括計劃、總結(jié)、調(diào)查報告、簡報、規(guī)章制度、講話稿、會議記錄、述職報告等。

（3）公關(guān)文書：是政府機關(guān)、企事業(yè)單位、人民團體等組織用來匯報、反映、溝通情況和交流經(jīng)驗的一種應用文，包括邀請函、企劃書、新聞稿、廣告、祝詞、答謝詞等。


2. 文書處理工作
文書處理工作包括收文處理、發(fā)文處理和辦畢文處置三項內(nèi)容。
（1）收文處理：是指對來自本機關(guān)之外的文書所實施的處置與管理活動，包括簽收、登記、擬辦、批辦、承辦等環(huán)節(jié)。

（2）發(fā)文處理：是指機關(guān)內(nèi)部為制發(fā)文書所進行的創(chuàng)制、處置和管理活動，包括交擬、議擬、撰擬、審核、簽發(fā)、印制、用印、登記、發(fā)文等環(huán)節(jié)。

（3）辦畢文處置：是對所收文和所發(fā)文進行的后續(xù)處理工作，包括立卷、清退銷毀等環(huán)節(jié)。


（二）檔案管理工作
檔案管理工作是指檔案的收集、整理、保管和提供利用等事務，隨著辦公自動化的普及，電子文檔的收集、整理、存檔工作也應運而生。
二、會務工作
開會議事是機關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位最常采用的重要工作方法之一，辦公室是會議的主要組織部門和承辦部門。辦公室工作人員要做好會前準備工作，包括發(fā)送會議通知、預訂會議室、擬訂會議議程和日程、確定會址、安排食宿、會前檢查等；做好會議報到、會議記錄、會議期間的信息溝通、會議值班、保衛(wèi)、娛樂等會中服務工作；做好安排參會人員離場返程、會議文件資料的清退和立卷歸檔、會議經(jīng)費的結(jié)算、會議總結(jié)等善后工作。
三、接待工作
辦公室是一個單位的“窗口”，經(jīng)常負責接待各級各類的來訪者，來訪對象
新編辦公室工作實務
XINBIANBANGONGSHIGONGZUOSHIWU
內(nèi)容也涉及方方面面，接待工作也是辦公室常規(guī)的基礎(chǔ)工作。辦公室工作人員必須熟悉接待規(guī)定，掌握接待規(guī)格與接待工作的基本程序及事務內(nèi)容，做好接待前的準備工作，接待過程中要遵循平等待人、禮貌周到、熱情細致、勤儉節(jié)約、嚴守機密、確保安全的接待原則。對于無約來訪的不速之客，更要注意接待的方法和技巧。
四、商務活動安排工作
隨著經(jīng)濟的發(fā)展，企事業(yè)單位的商務活動日益頻繁，商務活動的安排也構(gòu)成了辦公室重要的工作內(nèi)容，主要包括商務會談、簽約儀式、慶典活動、剪彩儀式、新聞發(fā)布會的籌辦，相關(guān)商務活動文件的擬制，商務宴請、商務旅行的設計、安排，以及開放參觀活動的統(tǒng)籌規(guī)劃和落實等。
五、信息工作
信息工作是辦公室工作的一項重要內(nèi)容，辦公室信息工作包括信息的收集、整理、加工、傳遞和反饋。辦公室工作人員要注意信息收集的方法，注意圍繞中心工作、重點工作開展調(diào)查研究，提供高質(zhì)量信息，并能夠把握報送信息的最佳時機。
六、事務性工作
辦公室事務性工作非常繁雜，卻也構(gòu)成辦公室工作非常重要的一環(huán)。辦公室事務性工作主要包括如下內(nèi)容。
（一）辦公環(huán)境管理
營造良好的工作環(huán)境，有利于提高工作效率和樹立組織良好的對外形象，辦公室環(huán)境要時刻保持清潔、有序。辦公室工作人員要合理布置辦公室，使設備、物品放置適當、整潔，取用方便，維護辦公場所和辦公設備的安全，并做好緊急情況的應對和事故記錄工作。
（二）工作日程安排
辦公室工作人員要科學合理地安排和管理領(lǐng)導的工作日程。編制日程表時需要區(qū)分工作的性質(zhì)，分流工作的輕重緩急，判斷工作的先后次序，恰當運用時間管理的方法，合理分配精力，有效地利用時間，提高工作效率，科學有序地完成工作任務。同時，還要負責日程表的落實，處理工作安排的變更與調(diào)整。