�。ǘ�）公文具有原始記錄性
　　公文是為處理各種社會事務而形成、使用的，各種實踐活動中信息傳遞與交流的需求是其產(chǎn)生和存在的前提條件。同時，任何組織在傳達意圖、溝通交流信息、處理解決問題的管理過程中都在同時形成、使用、處理公文，因此，公文始終伴隨著各項管理活動，與整個活動相始終，公文的形成使用與管理活動過程是“同步”的，它是管理活動的一個重要的組成部分。“辦文”與“辦事”總是密不可分的，從而使公文自然而然地承載了當時、當事的原始信息，真實地記載了整個活動的全過程，成為反映某項活動發(fā)生、發(fā)展歷程的初始信息。與其他信息記錄的形成特點相比較，如文學作品是根據(jù)現(xiàn)實材料進行的藝術創(chuàng)作，新聞報道更多是事后采寫創(chuàng)作，情報資料多根據(jù)需要收集篩選等，公文反映特定社會問題或管理活動的可靠性更高。這也是公文可以轉變?yōu)橹档眯刨嚨臍v史檔案，或者成為可資采信的法律證據(jù)的重要原因之一。
　�。ㄈ�）公文具有現(xiàn)行效用
　　所謂效用，實際上就是一個事物所能產(chǎn)生的影響、效力、功用或結果。公文的現(xiàn)行效用，是指公文在一定時空范圍內(nèi)，對有關社會組織及其內(nèi)部機構或者公民個人的行為具有強制性影響。
　　公文的現(xiàn)行效用主要來源于三個方面：
　　首先，法定作者的法定職能。法定作者是根據(jù)憲法、法律、行政法規(guī)以及其他規(guī)范性文件等成立的、并能以自身的名義行使法定權利與承擔法定義務的社會組織及其法定代表人。法定作者依照法定職權制發(fā)的公文，體現(xiàn)了它的管理方略，并將受到國家法律、法規(guī)和各種規(guī)章的強制保護，也會對受文者的行為產(chǎn)生不同程度的強制性影響。例如：下級政府接到國務院頒布的命令、作出的決定后，均應按照其精神遵照執(zhí)行，反之，下級組織或其他社會組織向上級政府報送的請示，上級政府也應在規(guī)定的權限和時限內(nèi)認真處理。可見，法定作者所制定的公文在傳遞文件信息內(nèi)容的同時也將法定作者的法定地位、法定職能信息傳遞給了受文者，從而直接影響受文者的行為選擇，這也就對其行為產(chǎn)生了現(xiàn)行效用。
　　其次，公文形成和處理的法定程序。處理程序合法是公文合法的前提。大部分公文的制作或者辦理必須經(jīng)過一定的步驟和環(huán)節(jié)，其中一些環(huán)節(jié)是文件生效或者賦予文件合法性的不可缺少的關鍵環(huán)節(jié)。不履行這些程序，公文就不具有法定效力。發(fā)文處理過程的簽發(fā)程序、收文處理過程的批辦程序，都是賦予公文以法定效用的處理程序，如“命令”必須經(jīng)有關機關的正職負責人簽署后才有法定效用。因而，只有履行了法定程序，經(jīng)過處理的公文才能對受文者的現(xiàn)實管理行為產(chǎn)生影響力（現(xiàn)行執(zhí)行效用），否則，公文無效。
　　……