序
錢學(xué)森先生創(chuàng)立的航天系統(tǒng)工程思想是中國航天事業(yè)發(fā)展的重要指導(dǎo)思想,
其作為科學(xué)與哲學(xué)相結(jié)合的產(chǎn)物,被譽(yù)為當(dāng)今學(xué)術(shù)界的一座豐碑。系統(tǒng)工程活動(dòng)
是從用戶需求出發(fā),運(yùn)用一系列工程研制策略、技術(shù)活動(dòng)和技術(shù)管理活動(dòng)以及跨
學(xué)科的專業(yè)技術(shù)活動(dòng),在進(jìn)度、成本和其他約束條件下,
使系統(tǒng)滿足用戶的需求。中國空間技術(shù)研究院在長期的型號(hào)研究、設(shè)計(jì)、開發(fā)、生產(chǎn)、試驗(yàn)、發(fā)射、
運(yùn)行和應(yīng)用中,不斷豐富和發(fā)展系統(tǒng)工程思想,形成了院長令、兩條指揮線、專
家評(píng)審會(huì)等系列管理方法。
經(jīng)過數(shù)十年發(fā)展,航天系統(tǒng)工程思想逐漸推廣到經(jīng)濟(jì)社會(huì)更為廣闊的領(lǐng)域,
衍生出軍事系統(tǒng)工程、農(nóng)業(yè)系統(tǒng)工程、社會(huì)系統(tǒng)工程、教育系統(tǒng)工程、法治系統(tǒng)
工程等眾多分支學(xué)科。航天系統(tǒng)工程思想在不同的細(xì)分領(lǐng)域也得到越來越多的應(yīng)
用,例如本書就將之應(yīng)用到三航論壇等高端會(huì)議項(xiàng)目管理上,采用矩陣式管理、
項(xiàng)目經(jīng)理制,制定工作分解結(jié)構(gòu)(WBS),狠抓流程與質(zhì)量管理,開展成本控制
與供應(yīng)商管理等等,大大提高了工作效率和服務(wù)質(zhì)量,取得了較好的效果。
高端論壇會(huì)議是科學(xué)家、專家學(xué)者、政府機(jī)構(gòu)人員、企業(yè)家們交流科技成
果、分享工程經(jīng)驗(yàn)、探討融合應(yīng)用、實(shí)現(xiàn)產(chǎn)業(yè)落地的綜合性舞臺(tái),是促進(jìn)科技創(chuàng)
新、服務(wù)國民經(jīng)濟(jì)的重要載體之一。小到十余人的型號(hào)評(píng)審會(huì)、項(xiàng)目對(duì)接會(huì),大
到數(shù)千人的產(chǎn)業(yè)論壇、峰會(huì),都要直面用戶的需求以及進(jìn)度、成本等約束,直面
一系列技術(shù)及管理活動(dòng),最終達(dá)成會(huì)議的目的和效果。
本書作者長期接觸航天系統(tǒng)工程思想并受其熏陶,自然而然地便在工作中形
成了相應(yīng)的方法論。當(dāng)他們將系統(tǒng)工程理論與項(xiàng)目管理理論融入論壇會(huì)議項(xiàng)目的
整體管理實(shí)踐后,從會(huì)議策劃到組織實(shí)施細(xì)節(jié),從流程管理、人員管理、經(jīng)費(fèi)管
理到會(huì)務(wù)管理等,很多復(fù)雜、棘手的問題變得迎刃而解。長期實(shí)踐證明,這個(gè)方
法論很有航天特色。會(huì)議活動(dòng)深入應(yīng)用和貫徹系統(tǒng)工程,是一個(gè)不斷摸索和迭代
的過程,就如同具體型號(hào)有各自的系統(tǒng)管理實(shí)踐一樣,不同規(guī)模、不同主題、不
同舉辦方式的會(huì)議,也有著自己的系統(tǒng)工程實(shí)踐,需要在實(shí)際工作中與時(shí)俱進(jìn)、
持續(xù)改進(jìn)。
感謝中國空間技術(shù)研究院杰出青年基金的支持,讓我看到航天系統(tǒng)工程思想
與高端會(huì)議項(xiàng)目管理的有機(jī)結(jié)合。航天系統(tǒng)工程思想博大精深,具有廣泛的應(yīng)用
價(jià)值。在新時(shí)代中國特色社會(huì)主義事業(yè)的發(fā)展進(jìn)程中,
我們應(yīng)該在原有的基礎(chǔ)上,深入挖掘,將其融入和運(yùn)用于具體實(shí)踐工作,進(jìn)一步促進(jìn)航天學(xué)術(shù)技術(shù)和產(chǎn)
業(yè)交流,促進(jìn)國民經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)科技發(fā)展。
目
錄
第1章概述……………………………………………………………………… 1
1.1 會(huì)議的意義及要素………………………………………………………… 1
1.2 會(huì)議的分類………………………………………………………………… 4
1.3 會(huì)議相關(guān)行業(yè)政策………………………………………………………… 6
1.4 航天高端會(huì)議的特點(diǎn)……………………………………………………… 8
1.5 航天系統(tǒng)工程與會(huì)議項(xiàng)目管理…………………………………………… 9
第2章會(huì)議項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)管理……………………………………………………… 13
2.1 組建工作機(jī)構(gòu)……………………………………………………………… 13
2.2 確定項(xiàng)目經(jīng)理……………………………………………………………… 15
2.3 項(xiàng)目經(jīng)理的關(guān)鍵素質(zhì)……………………………………………………… 19
2.4 建立責(zé)任矩陣……………………………………………………………… 21
第3章會(huì)議項(xiàng)目策劃與計(jì)劃…………………………………………………… 23
3.1 做好客戶溝通……………………………………………………………… 24
3.2 擬定總體策略……………………………………………………………… 25
3.3 制定實(shí)施途徑……………………………………………………………… 26
3.3.1 定義會(huì)議項(xiàng)目基線…………………………………………………… 26
3.3.2 建立會(huì)議項(xiàng)目管理架構(gòu)……………………………………………… 27
3.3.3 制定具體實(shí)施途徑…………………………………………………… 30
3.3.4 會(huì)議管理注意事項(xiàng)…………………………………………………… 41
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·Ⅵ· 航天高端會(huì)議項(xiàng)目管理
第4章會(huì)議流程管理…………………………………………………………… 43
4.1 技術(shù)流程工作的必要性…………………………………………………… 44
4.2 項(xiàng)目分解與技術(shù)流程的建立……………………………………………… 45
4.3 會(huì)議項(xiàng)目的進(jìn)度管理……………………………………………………… 48
4.4 甘特圖在會(huì)議進(jìn)度管理中的使用………………………………………… 52
第5章會(huì)議物資保障管理……………………………………………………… 55
5.1 物資保障管理工作的主要內(nèi)容…………………………………………… 55
5.2 物資保障的技術(shù)與方法…………………………………………………… 57
5.3 物資保障的分類方法……………………………………………………… 58
5.4 物資保障中的設(shè)計(jì)工作…………………………………………………… 60
第6章會(huì)議項(xiàng)目管理信息化…………………………………………………… 63
6.1 常用信息化系統(tǒng)…………………………………………………………… 63
6.2 會(huì)前工作的信息化………………………………………………………… 65
6.3 會(huì)中工作的信息化………………………………………………………… 68
6.4 會(huì)后工作的信息化………………………………………………………… 71
第7章會(huì)議論文管理…………………………………………………………… 73
7.1 會(huì)議論文處理流程………………………………………………………… 74
7.2 會(huì)議論文編輯與出版……………………………………………………… 76
第8章會(huì)議宣傳………………………………………………………………… 80
8.1 會(huì)議宣傳的必要性………………………………………………………… 80
8.2 會(huì)議宣傳階段劃分及任務(wù)………………………………………………… 82
8.2.1 宣傳階段劃分………………………………………………………… 82
8.2.2 宣傳渠道……………………………………………………………… 83
8.2.3 三航論壇品牌傳播案例……………………………………………… 84
8.3 媒體組織…………………………………………………………………… 86
8.4 通稿擬寫和審查…………………………………………………………… 87
目錄·Ⅶ·
8.4.1 通稿擬寫……………………………………………………………… 87
8.4.2 審查…………………………………………………………………… 88
8.5 效果評(píng)估…………………………………………………………………… 89
第9章參會(huì)代表管理…………………………………………………………… 92
9.1 接待人員分類……………………………………………………………… 92
9.2 接待禮儀…………………………………………………………………… 93
9.3 制定接待方案……………………………………………………………… 95
第10
章會(huì)議項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理…………………………………………………… 108
10.1 會(huì)議成本控制方法……………………………………………………… 108
10.2 會(huì)議項(xiàng)目的收支………………………………………………………… 110
10.2.1 會(huì)議收入…………………………………………………………… 110
10.2.2 會(huì)議支出…………………………………………………………… 112
第11
章會(huì)議采購與合同管理………………………………………………… 116
11.1 制訂采購計(jì)劃…………………………………………………………… 117
11.2 實(shí)施詢價(jià)和供方選擇…………………………………………………… 120
11.3 合同流程管理…………………………………………………………… 121
第12
章會(huì)務(wù)管理……………………………………………………………… 125
12.1 會(huì)前管理工作…………………………………………………………… 126
12.2 會(huì)中管理工作…………………………………………………………… 134
12.3 會(huì)后管理工作…………………………………………………………… 138
12.4 涉及會(huì)務(wù)服務(wù)質(zhì)量的注意事項(xiàng)………………………………………… 139
第13
章會(huì)議供應(yīng)商管理……………………………………………………… 142
13.1 會(huì)議供應(yīng)商開發(fā)………………………………………………………… 143
13.2 會(huì)議供應(yīng)商的選擇……………………………………………………… 144
13.3 會(huì)議供應(yīng)商管理主要指標(biāo)……………………………………………… 145
·Ⅷ· 航天高端會(huì)議項(xiàng)目管理
13.4 會(huì)議供應(yīng)商關(guān)系管理…………………………………………………… 150
附錄………………………………………………………………………………… 152
模板1 項(xiàng)目策劃溝通單……………………………………………………… 152
模板2 會(huì)議場地調(diào)研情況表………………………………………………… 154
模板3 籌備工作領(lǐng)導(dǎo)組成員及分工表……………………………………… 155
模板4 會(huì)議日程列表………………………………………………………… 157
模板5 會(huì)議詳細(xì)分工及時(shí)間進(jìn)度表………………………………………… 160
模板6 會(huì)議征文通知示例…………………………………………………… 163
模板7 市內(nèi)車輛使用安排列表……………………………………………… 173
參考文獻(xiàn)…………………………………………………………………………… 174
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