在效果最佳的時機(jī)發(fā)送郵件
高效能人士對發(fā)送郵件的時機(jī)也很敏感。也許有人會問，“發(fā)送郵件還要考慮時機(jī)嗎？”我以致謝郵件為例進(jìn)行講解，應(yīng)該會比較好理解。
假設(shè)你與客戶公司的負(fù)責(zé)人進(jìn)行了面談，需要發(fā)送致謝郵件，而你5天之后才把郵件發(fā)出去，那這封郵件很可能達(dá)不到你期望的效果。不管你的郵件寫得多么情真意切，如果發(fā)送得太晚，其效果恐怕還不如不發(fā)。
另外，會議紀(jì)要至少要在會談后的第二天發(fā)送，才會讓對方覺得及時。如果三四天后才發(fā)送，對方可能記憶也模糊了，還可能對會議紀(jì)要的記錄質(zhì)疑。
我現(xiàn)在之所以如此重視郵件的發(fā)送時機(jī)，是因?yàn)橐粋�人的郵件。他的郵件內(nèi)容非常優(yōu)秀，幾乎可以打滿分，但是不知道為什么，他的工作業(yè)績卻不甚理想，公司對他的評價也一般。
我一度覺得很奇怪：“能寫出這么高質(zhì)量的郵件，為什么工作卻做不好呢……”答案就在于時機(jī)。他所有郵件都發(fā)送得太晚，無法跟上對方的節(jié)奏。與客戶商談，一周以后才開始發(fā)郵件跟蹤，這時候客戶對商品或者服務(wù)的印象已經(jīng)變淡了，業(yè)務(wù)機(jī)會就這么一個個流失了。
另外，不管懷著多大的誠意處理投訴郵件，收到投訴一周以后才聯(lián)系對方，只會讓對方怒火倍增。
俗話說“趁熱打鐵”，處理郵件也是這個道理。如果不趁著對方印象比較深時趕緊發(fā)送郵件，那么郵件寫得再好，也得不到好的結(jié)果。
大體來說，所有郵件的最佳回復(fù)時間都不要超過第二天。例如，對于面談的客戶，應(yīng)在見面的當(dāng)天或者第二天中午之前發(fā)送致謝郵件，同時把面談的內(nèi)容概要發(fā)過去。發(fā)給研討會參會者的致謝郵件同理，如果能在第二天中午之前發(fā)送過去，會讓人覺得主辦方很靠譜。
另外，高效能人士還會根據(jù)對方的工作情況來考慮什么時機(jī)發(fā)送郵件效果最好。在對方快下班的時候發(fā)送郵件，對方一般不會立刻查看。高效能人士會選擇對方有充足時間處理郵件的時間段發(fā)送郵件，并根據(jù)不同工作日的工作情況來決定郵件發(fā)送時間。
從這一角度來說，是否要在星期五下午發(fā)送郵件尤其需要仔細(xì)考慮。很多人不想把工作拖到下周，所以勉強(qiáng)自己加班，發(fā)完郵件才回家。也有人利用周末時間整理剩余的工作，趕在星期一上班時間發(fā)過去。但是這樣會導(dǎo)致星期一早上對方的收件箱里擠滿新郵件……
假如對方工作能力不夠強(qiáng)，需要處理的郵件越多，處理時就越可能出現(xiàn)疏忽。所以高效能人士是不會在星期五下午發(fā)送重要郵件的，因?yàn)檫@個時候發(fā)送的郵件與其他郵件混在一起，被忽略或者拖后處理的概率很大。
稍微偏離一下話題，有人會說“只要是工作郵件，我不管周末還是深夜都會查收的！”我不推薦這種工作方式，也絕對不會這樣做。如果你這么做，會讓人覺得“這個人在工作時間之外也會回復(fù)”、“這家公司周末也工作”，如此一來，就像我在上一章中所寫的，你就會陷入失去工作主導(dǎo)權(quán)的狀態(tài)。
一旦給對方留下自己會隨時回復(fù)郵件的印象，就很難再糾正了。所以要在工作時間處理郵件，工作時間之外不再查看收件箱。
還有一些郵件特意晚幾天再回復(fù)反而更好。比如，當(dāng)對方在交涉中提出無理的要求，最好不要立刻回復(fù)，不然會讓對方覺得你們沒有認(rèn)真討論就做出了答復(fù)。就算你們已經(jīng)得出了結(jié)論，回絕的郵件也要兩三天以后再發(fā)出，讓人覺得這是你們深思熟慮的結(jié)果。
此外，想和麻煩的人保持距離的時候，也可以晚幾天再回復(fù)，逐漸淡化你們的關(guān)系。
我曾經(jīng)有過這樣的經(jīng)歷。有人給我寫郵件咨詢創(chuàng)業(yè)的事，一開始我還熱情地回復(fù)，可以說知無不言言無不盡。后來他的郵件越來越頻繁，涉及的內(nèi)容也越來越專業(yè)，已經(jīng)超出了好心幫助的范圍，向他表示進(jìn)一步的咨詢需要收費(fèi)也沒有用，令我不勝其煩。于是，我就不時晚三天到一星期再回復(fù)，和他拉開距離……
此外，遇到不得不回復(fù)的郵件，刻意讓回復(fù)郵件看上去冷冰冰，或讓文字看上去是照搬模板，也不失為有效的方法。
總之，回復(fù)郵件并不是越快越好，最佳的回復(fù)時機(jī)要結(jié)合“目的”來考慮。
言出必踐
前文說過，發(fā)送郵件的目的多種多樣，有分享信息、下達(dá)指示，也有構(gòu)建信賴關(guān)系。當(dāng)為與對方構(gòu)建信賴關(guān)系而發(fā)送郵件時，不要輕易“承諾”。
經(jīng)常有各種推銷電話打到我的公司，他們推銷的大部分產(chǎn)品我都需要，這時我就會拒絕。不過其中多少也會有我感興趣的，當(dāng)我在電話中表示出興趣，對方一般會這么說：“我之后會把詳細(xì)資料通過郵件發(fā)給您。”然而，有好幾次，我左等右等，也沒有收到郵件。雖然我也不是一心期盼著這些郵件，但是既然承諾了要發(fā)郵件卻沒有發(fā)，這會讓我覺得對方爽約了。這些小事很可能降低人們對這家公司的信賴。不只是郵件，對于產(chǎn)品宣傳冊、邀請函這種需要郵寄的物品，只要你說了要寄過去，就一定要履行約定。如果做不到，一開始就不要輕易約定。高效能人士不會在這些方面讓對方失望，只要說了“這件事情我會在×天之內(nèi)完成”或者“回到公司后我會收集詳細(xì)信息，今天發(fā)郵件給您”這種話，就要信守承諾，言出必踐。
自己給工作設(shè)置時間節(jié)點(diǎn)并遵守，確實(shí)是一種“自導(dǎo)自演”，但在職場，這樣的姿態(tài)會讓你得到好評。
對方對你公司的產(chǎn)品感興趣，于是你承諾給其發(fā)送PDF版本的資料，既已承諾，就一定要發(fā)過去。如果你對對方說了“選項(xiàng)能否變更，我確認(rèn)之后再跟您聯(lián)系”，就一定不要忘了聯(lián)系。


這樣的行為看上去只是小事，卻能夠強(qiáng)化工作上的信賴關(guān)系，從而提高工作效率。
發(fā)郵件時不要怕出錯
我在培訓(xùn)中注意到，有些人寫一封郵件要花15～20分鐘，他們會在寫的過程中反復(fù)確認(rèn)一些細(xì)節(jié)，就算這樣還是不敢發(fā)出去……
溝通之后我發(fā)現(xiàn)，他們覺得郵件有唯一的“正確”答案，堅(jiān)信不把郵件寫得完美無缺絕對不能發(fā)出去。因此，一個簡單的收件人稱謂，也會讓他們糾結(jié)很久——要不要加上公司名稱？需不需要加上職位？是不是應(yīng)該用“全名+先生/女士”的格式？……最終，他們會在網(wǎng)絡(luò)上搜索“郵件收件人稱謂禮儀”來找尋“正確”答案。這么一來，一封郵件要寫15~20分鐘也就不難理解了。實(shí)際上，郵件的收件人稱謂并不是一件值得煩惱的事情（見第3章的“寫郵件須注意的7個要素”），而且現(xiàn)在臨時職務(wù)、部門變動等情況也并不少見，所以在寫收件人稱謂時直接稱呼“姓氏+先生/女士”，如“王先生/女士”，也不會被視為失禮。
除了收件人稱謂，對于郵件開頭妥不妥當(dāng)、有沒有錯別字、固有名詞有沒有搞錯等問題，有的人如果不逐一檢查，是絕不會發(fā)送郵件的。不客氣地說，其實(shí)沒有必要這么神經(jīng)質(zhì)。郵件內(nèi)容多少會有點(diǎn)問題，不用擔(dān)心，只管把郵件發(fā)出去。當(dāng)然，要盡量減少錯別字和輸入失誤。沒有錯誤自然再好不過，但是希望你能想一想，發(fā)送這封郵件的目的是什么？
假如你要寫郵件向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)在流通過程中發(fā)現(xiàn)了次品這一情況。如果你忙于檢查錯別字和輸入失誤，又考慮了半天郵件的措辭，導(dǎo)致郵件發(fā)送遲了，結(jié)果會怎么樣呢？相反，如果你及時匯報(bào)了情況，就算郵件有錯別字，領(lǐng)導(dǎo)會因此而責(zé)備你嗎？
當(dāng)然，這只是一個例子，我想說的是，我們要首先考慮應(yīng)該優(yōu)先實(shí)現(xiàn)什么目的。
因此，在緊急的時候，我不會太過在意輸入或者助詞的對錯，而會重點(diǎn)檢查金額、日期、對方姓名、公司名稱等一旦出錯可能會引發(fā)致命糾紛的信息。
事后，我確實(shí)會發(fā)現(xiàn)已發(fā)送郵件中的錯誤，收件人應(yīng)該也發(fā)現(xiàn)了，但是他們并沒有指出來。相反，他們會在回復(fù)中感謝我及時發(fā)送郵件。
發(fā)送的郵件完美無瑕，這是我們的理想。但是如果因?yàn)樽非笸昝蓝�錯過對方期望收到郵件的時間，這封郵件就失去了它的價值。我認(rèn)為我們更應(yīng)該重視速度，為了“目的”，犧牲一點(diǎn)“正確”也無可厚非。這么一想，寫郵件時是否會更放松一些？