企業(yè)為什么要實行表格管理?表格管理比文字描述更有效,用一套表格系統(tǒng)代替復雜難懂的公司制度,管理才會更順暢。表格可以讓工作和成果留下痕跡,讓管理有事實依據,讓員工的工作狀態(tài)和任務職責簡明可控,讓績效有據可查。
《高效管理的執(zhí)行術》通過工作標準、工作流程、工作臺賬、執(zhí)行制度、監(jiān)督執(zhí)行、考核執(zhí)行等幾個方面,幫助企業(yè)建立規(guī)范化的表格管理體系,讓戰(zhàn)略落地,讓執(zhí)行到位,讓結果說話。本書適合企業(yè)各級管理人士閱讀使用。
1、一部系統(tǒng)講述表格管理的實務工具書
2、一套管理表格,幫你規(guī)范企業(yè)管理,提升團隊執(zhí)行力
3、表格,讓管理更簡單,人人都高效
4、附贈400多張表格管理工具,簡單修改、拿來即用
海報:
用表格走流程:管人抓節(jié)點,管事抓進度
1.造物之前先造人,造人必定有流程
俗話說“十年樹木,百年育人”,同樣的道理,經營企業(yè)也是要有“造物之前先造人”的理念。企業(yè)固然是以創(chuàng)造財富為最終目的,但創(chuàng)造財富之前的首要任務是培養(yǎng)人才,只有培養(yǎng)了適合企業(yè)的人才,企業(yè)才能發(fā)展壯大。
但是,很多中小企業(yè)對人才的培養(yǎng)往往是力不從心,沒有強大的人力、物力、財力支持做后盾,培養(yǎng)自己的人才只能是空談。當然,企業(yè)對人才的培養(yǎng),除了用常規(guī)的方法之外,還可以用一套完善的流程,利用工具化的表格來做到。
華為總裁任正非說過這樣一句話:“一個新員工,看懂模板,會按模板來做,就已經標準化、職業(yè)化了。你三個月就掌握的東西,是前人摸索幾年、幾十年才形成的,你不必再去摸索!绷鞒炭梢詫⒁粋硬件條件不足、缺乏工作經的新人在很短的時間內成長為企業(yè)的“標準員工”,相比通過長期的培養(yǎng)付出的人力和財力,流程這一“造人”方式可以說簡單高效、成本低廉。
一位企業(yè)的董事長這樣說過:“我不需要聰明取巧的人,我只需要能把流程做到位的人!币粋企業(yè),即使所有部門的員工都是精英,但是流程設計有漏洞,很容易導致各個部門互相扯皮、推卸責任的現象;反之,如果企業(yè)各個部門按照一個完善的流程執(zhí)行,問題一發(fā)生就能找到相應的部門,層層追責,步步改善,同樣的現象就不會再發(fā)生了。
在現實企業(yè)中,很多員工往往會忽視流程的重要性,帶著滿腔熱血,一心一意要為公司做出成績,但是最終反而給企業(yè)帶來了很大的損失。
有一家公司的銷售員剛剛簽訂了一個大訂單,由于客戶要求緊急發(fā)貨,銷售員就直接向銷售經理匯報,請求盡快發(fā)貨。而正為訂單任務發(fā)愁的銷售經理一接到下屬報告的消息,欣喜萬分,直接向總經理報告情況,總經理聽到銷售部門的喜訊立刻下令訂單部門跟進。接到訂單通知的訂單部門原本要按照流程,必須接到信用審查合格通知后才能發(fā)貨,但迫于總經理的壓力,最后也就省略了這個程序,直接將產品發(fā)售出去。
不料,訂單發(fā)出后,貨款卻沒有按期入賬,這下子生產、銷售、訂單等部門都開始著急了,負責訂單的銷售員立刻親自趕到客戶的工廠調查,這才發(fā)現,這個大客戶其實就是一家瀕臨破產的公司,連銀行貸款都無法償還。
誰也沒有料到,原本可以完全避免的風險,卻因為銷售部門和訂單部門只考慮效率,忽視流程,最終給公司帶來巨大的損失。
這個案例,就是流程的另一個作用,讓員工職業(yè)化,提升員工的素養(yǎng),而不是僅僅為了業(yè)績來破壞流程。做事做到位,這是流程對人的基本要求,這也是為什么新人可以在一個流程完善的企業(yè)快速成長的原因。
所以說,企業(yè)一定要把流程分配到每一位員工手中,在每個員工之間、部門之間達成“遵守流程”、“執(zhí)行流程”、“維護流程”的共識,這樣才能讓“流程憲法”在企業(yè)內部暢通無阻。
員工能否被流程訓練成一個高素養(yǎng)的職業(yè)化人才,還需要借助一個重要的工具——表格。表格看似簡單的條框與色塊組合,但卻是企業(yè)流程中最好的布局和定位,簡單說就是“各司其職”,這對企業(yè)內部運營來說,是最理想不過了。就拿“例會”來舉例吧。
例會流程是最能看出企業(yè)效率的一個環(huán)節(jié),例會時間長并不代表效率高,參會人討論激烈并不代表就有可行性意見生出。三言兩語就能講清楚的會議內容卻被拖延三個小時,一人發(fā)言多人表決就能達成共識卻演變成菜市場一樣的討論會,這樣的企業(yè)效率即使是再有熱情的員工也會一聽開會就頭疼的。
例會要走流程,走流程就要有“表”可依,這樣的流程才能在時間、任務、成本、崗位安排上達到最優(yōu)組合,讓流程表更加具有指導性和操作性,避免造成人員冗雜、任務懈怠、目標不明等現象,讓所有的員工都把例會當作真正的任務和目的來執(zhí)行,而不僅僅是怠工的借口——“我在開會”最終演變成一種“走過場”的形式。
狄振鵬,工商管理博士,資深執(zhí)行力專家,中國式績效薪酬一人,GSC績效管理創(chuàng)始人,高級企業(yè)管理顧問,中國科學院特聘研究員,香港光華管理學院副院長,嘉興精益管理研究院副院長,工業(yè)品營銷研究院合伙人,蘇州海華集團副總裁,振鵬文化集團董事長,振鵬專家團首席顧問。歷任外資企業(yè)高級經理,國際金融集團業(yè)務總經理,麥肯錫管理咨詢項目推廣經理等。北大、清華、人大、上海交大、南大、浙大、廈大等10多所高?妥淌凇W髡邚氖鹿芾碜稍、培訓十多年,主持開發(fā)管理經營類課程十多種,擅長管理模式、績效考核、行銷和服務技能訓練,尤其是執(zhí)行力體系建設、制度管理、指標管理、績效管理、技能工具等層面的培訓,效果卓著,深受好評。著有暢銷圖書及光盤《制度才是真正的老板》《制度改變結果》《得心應手抓管理》《管理規(guī)范靠臺賬》《經營就是抓指標》《老板輕松看指標》《績效考核應該這樣做》《中層經理核心技能》等。
第一章 用表格管理:管人管到位,管事管到底
作為領導者,你不需要具備所有下屬、職員具備的專業(yè)知識,也不需要都清楚各個崗位的具體工作內容是什么,你只需要保證讓員工的工作有序進行,不走偏路和彎路,盡量作更有效率。用表格管理企業(yè),不僅能讓員工更專業(yè)、高效,還能讓工作更準確、有條理。
一、管理有表格,人人都高效
二、盯人抓節(jié)點,盯事抓進度
三、事前有依據,事中有指導,事后有考核
四、凡事有標準,照著標準做
五、凡事有流程,照著流程走
六、凡事有制度,照著制度辦
七、事事有考核,沒人能特別
第二章 用表格定標準:標準管人,人人服氣
事后控制不如事中控制,事中控制不如事前控制,千萬不要妄圖節(jié)省“麻煩”而招致更大麻煩。企業(yè)以標準為執(zhí)行標桿,從標準規(guī)范中分析問題根源,可以讓員工投注精力于事情和結果上,可以讓員工最先意識到是哪個環(huán)節(jié)沒有達到標準。如此,不僅能最快地解決問題、改進方法,也為最終的追責和處罰確立了更為精細的執(zhí)行標準,對避免員工產生抱怨心理有利。
一、標準要事先制定,而不是事后確定
二、標準對事不對人,要法治不要人治
三、用標準做準繩,用結果來說話
四、事事都有標準,人人都要執(zhí)行
五、執(zhí)行標準要堅持,員工才能規(guī)范化
第三章 用表格走流程:管人抓節(jié)點,管事抓進度
流程可以將一個硬件條件不足、缺乏工作經驗的新人在很短的時間內打造成為企業(yè)的“標準員工”。相比通過長期的培養(yǎng)付出的人力和財力,流程這一“造人”方式可以說簡單高效、成本低廉。員工能否被流程訓練成一個高素養(yǎng)的職業(yè)化人才,還需要借助一個重要的工具——表格。
一、造物之前先造人,造人必定有流程
二、沒有規(guī)范流程,管理就是空話
三、不錯位,不缺位,不越位,人人都按流程走
四、有效控制流程節(jié)點,讓管理事半功倍
五、目標要到人,人人有事做
六、職責劃到崗位,事事有人管
第四章 用表格規(guī)范臺賬:人人有本賬,事事有記錄
規(guī)范化的臺賬記錄,能夠提升公司的管理水平,保證各項工作流程正確有效地執(zhí)行,減少扯皮推諉的不良現象。定期的資料報送和臺賬總結也能夠使公司上級及時掌握公司狀況和工作動向,提高工作質量和工作效率。
一、每天都記賬,持續(xù)提升效率
二、專人有專賬,各司其職不亂
三、凡是有記錄,減少事后紕漏
四、賬本隨時翻,抓好監(jiān)督考核
五、理清工作頭緒,工作事半功倍
六、賬本妥善保管,匯報總結不難
第五章 用表格執(zhí)行制度:杜絕推諉懈怠,提升全員績效
隨著時代的進步調整制度,將自己的員工培養(yǎng)成為緊跟時代的新型人才,這將是一項偉大的成就。對待制度和流程只有尊重,才會自愿去執(zhí)行;對制度信任,才會把工作做得最好;對流程尊重,才能規(guī)范執(zhí)行。如果態(tài)度不嚴謹,執(zhí)行不規(guī)范,即使再簡單的工作,也無法百分百地按照流程執(zhí)行。
一、一個好制度,讓庸才變干將
二、管理人性化,制度嚴格化
三、執(zhí)行不打折,制度來監(jiān)管
四、強調執(zhí)行流程,按部就班拿結果
五、定好執(zhí)行制度,提高成果合格率
第六章 用表格監(jiān)督執(zhí)行:管理不靠猜,事實做依據
管理表格化是企業(yè)規(guī)范化管理的主要實施途徑。把制度轉化為表格,表格化是落實制度的重要途徑。其具備簡潔、明了、易操作的特點,易把制度化的東西轉化為可實際操作的東西。數據化是企業(yè)規(guī)范管理的現實體現。只有數據最能體現結果。無論是制度化,還是表格化,最終能體現規(guī)范管理的只能是數據。
一、責權利要一表到位,執(zhí)行要一跟到底
二、任務分配表格化,規(guī)避員工坐等靠要
三、別讓表格成擺設,細節(jié)落實到行動
四、用流程規(guī)范執(zhí)行,用表格來做依據
五、一切按照表格走,執(zhí)行不會有偏差
六、要做甩手掌柜,必先做好監(jiān)督流程
第七章 用表格抓考核:考核有依據,輔導有方向
績效管理不是以鏡子的形式來找你的不足,而是為了防止犯重復的錯誤,找出通向成功的障礙,以免日后付出更大的代價?冃лo導這個環(huán)節(jié)最大的作用就是在于通過管理者和員工的溝通,幫助員工解決問題,從而完成整個績效管理的過程。
一、崗位責任明確,考核省時又省力
二、責任考核細化,責任大小要明確
三、打破部門城墻,讓考核不留漏洞
四、工作流程有標準,考核到位保執(zhí)行
五、績效考核有表格,看功勞不看苦勞
六、績效輔導有備案,避免錯誤重復犯
附錄 企業(yè)各部門管理表格工具箱
一、行政管理表
二、人事管理表
三、財務管理表
四、研發(fā)管理表
五、采購管理表
六、生產管理表
七、安全管理表
八、質量管理表
九、銷售管理表
十、客戶管理表
不錯位,不缺位,不越位,人人都按流程走
很多企業(yè)老板都推崇“自動自發(fā)”、“多學多做”的工作理念,不斷地向員工輸入“公司是大家的,工作是為自己干”的思想,希望員工能夠像老板一樣關心公司的盈利,多做貢獻,多提意見。但是,真正在實際工作中,很少有人愿意主動地去做自己職責范圍之外的事情,“各人自掃門前雪,休管他人瓦上霜”恰恰就證明了人性的這一弱點。
因此,站在公司的角度考慮,與其花心思打動員工多做貢獻,倒不如花時間把每個職位的責任、權力、任務劃分清楚,嚴格要求不錯位、不缺位、不越位,讓每個員工都明確知道需要做什么,不該做什么,應該怎么做,這樣的話工作效率反而更加理想。
孔子說:“不在其位,不謀其政!逼髽I(yè)管理也是同樣的道理,每個崗位職責都有一定的規(guī)范流程,不能越過流程擅自行事。如果公司職位權責不明,就會導致責任不清,推卸責任;如果工作崗位可以互相干涉,就會導致員工越俎代庖、各行其是的混亂場面;如果為了爭功任意越位,就會導致領導不像領導,下屬不像下屬,職權規(guī)劃就成了擺設。所以,為了避免“好心辦壞事”、“越幫越亂”的現象發(fā)生,企業(yè)必須制定一個完善的崗位流程,讓員工首先做好自己的本職工作。
“打工皇帝”唐駿剛入微軟工作時就曾經犯過“越位”的錯誤。戴維是唐駿的直屬上司,按照微軟公司的規(guī)定,唐駿有任何問題和意見都應該以電子郵件的方式直接請示戴維,經過同意后,才能進行調整。
當時,唐駿和部門同事正在研發(fā)WindowsNT的測試版,幾乎每天都會出來一個新的版本。有一次,唐駿發(fā)現剛出的測試版本不夠穩(wěn)定,還存在一些漏洞,戴維又恰好出差不在公司無法聯(lián)系上,于是唐駿就擅作主張給同事及相關部門經理發(fā)送了一封郵件,指出測試版本的問題,告誡大家不要使用。同時,也給戴維發(fā)了一封郵件,報告了自己的想法和做法。
原本以為,唐駿的這個做法會得到表揚和鼓勵,但意外的是,戴維出差回來后對唐駿的郵件非常生氣,批評唐駿擅自越權給部門經理發(fā)送郵件,即使他發(fā)現問題對公司很有幫助,但是他的越位行為嚴重違反了公司的規(guī)定,做了他不該做的事,這對微軟這樣的外企來說是絕對不允許的。
從唐駿的案例可以看出,員工越位并不是好事。微軟公司之所以發(fā)展為世界500強企業(yè),成為全球最大的軟件供應商,其原因之一必然與其規(guī)范化流程管理有關。
越位不允許,錯位就更不允許。在企業(yè)中,我們常?吹竭@樣一種現象:很多部門主管、總監(jiān)或者組長為了不影響部門的整體業(yè)績,無意中替下屬做了很多工作,希望能由此幫助下屬提升能力,但長遠看來這種做法卻是讓下屬產生依賴心理,永遠都不能獨立勝任工作。因此,管理者要明白,不懂得放權,就永遠培養(yǎng)不出優(yōu)秀的員工;如果沒有下屬能夠取代你,那你就永遠無法獲得晉升。
下面以中國移動公司內部培訓師崗位職務說明書為例,看看它們的職位管理是如何規(guī)劃的。
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